kth

Tyst kompetens? Inte nu längre!

Många löne- och pensionshandläggare är kvinnor som går i pension de närmaste åren. De kommer att ta med sig all kompetens de förvärvat under lång tid – om ingenting görs.

– Jag är mycket ute i verksamheter och helt fascinerad över att så få förbereder detta generationsskifte. Många personalchefer vet faktiskt inte vad deras medarbetare kan och gör eller hur komplexa löne- och pensionsfrågorna är. De är bara glada om de slipper sätta sig in frågorna, säger Ann Fagraeus, konsult på HR-akuten.

Hon menar att lön och pension alltid har haft låg status inom personalområdet, arbetsuppgifterna kräver ingen akademisk utbildning och de flesta har gått den långa vägen. Först på senare år har kvalificerade yrkesutbildningar inom lön startat.

– Få rekryterar i tid och låter medarbetarna gå parallellt för att läras upp, säger Ann Fagraeus och menar att det är hög tid att ta tag i frågan.

Det är precis vad Annica Fröberg gjorde när hon blev personalchef på Kungliga Tekniska Högskolan, KTH, i Stockholm för tre år sedan. Hon och medarbetarna såg över avdelningens organisation och processer.

– Många arbetade ganska ensamma med sina ansvarsområden vilket gjorde oss sårbara och det komplicerade planeringen av semestrar och ledigheter. Vi diskuterade oss fram till en lösning och bestämde att alla skulle lära sig ett område till och ha delansvar för det, berättar Annica Fröberg.

Hon påpekar att det handlar om kvalitet, att fler ögon ser mer och om kompetensutveckling. De allra flesta tyckte att idén var bra. Några var lite avvaktande, men blev intresserade efter en tid.

KTH har 3 700 på sin lönelista, många kommer från andra länder och jobbar bara några år. Det komplicerar alla beräkningar, inte minst på pensionssidan.

Ingegerd Brändström kom till KTH 1992 från Umeå universitet och tog över ansvaret för pensionsfrågorna 1995. Hon jobbade tidigare med lön och har lång erfarenhet av personaladministration.

– Jag har nyligen gått i delpension och jobbar varannan vecka. Jag håller på att lära upp en kollega som sitter med i samtal jag har med anställda som har frågor kring sina pensioner, säger hon.

Tidigare låg ansvaret helt och hållet på hennes axlar, nu är de två som samarbetar.

– Det är skönt att inte vara ensam – och roligare. Å andra sidan hade jag full kontroll över alla ärenden förut. Vi måste hitta ett bra system för vår ärendehantering, både för att undvika dubbeljobb och att något faller mellan stolarna, säger hon.

 

”Pensioner är tacksamt”

Pension har blivit ett hett ämne sedan början av 2000-talet, när alla fick börja placera en del av sina pensionspengar själva.

– Media skriver mycket och inte alltid rätt. Uppmärksamheten är en helt annan nu och många tycker att det här är oerhört komplicerat, säger Ingegerd Brändström, som älskar sitt jobb och tycker det är roligt att ge god service.

– Pension är ett tacksamt uppdrag i dag, säger hon.

En gång om året får alla i de åldersgrupper som närmar sig pension på KTH en personlig inbjudan till en informationsträff med en expert från Statens Pensionsverk, SPV.

– Efter det mötet hör många av sig till mig. Som tur är har de flesta lång framförhållning. Hur länge de ska fortsätta jobba är ett stort beslut för de flesta, säger hon.

Ingegerd Brändström deltar i SPV:s pensionsdagar i Sundsvall varje år. Men sin kompetens utvecklar hon framför allt i jobbet, hon lär av varje ärende. Sådan erfarenhetskunskap byggs upp under lång tid och tar tid att överföra till någon annan.

– Ingegerd är inte så lätt att ersätta, hon är verkligen expert. Det är viktigt att få koll på prislappen när vi står inför en anställning av en äldre och erfaren medarbetare eller tillstyrker en delpensionering, säger hennes chef Annica Fröberg, som själv har ett förflutet som lönespecialist och lönechef på KTH.

– Det är en bra grund att stå på och en del av min styrka som personalchef, säger hon.

 

Kunskap i systemen

Många på avdelningen har jobbat länge och har lärt sig jobbet från grunden. De skulle klara att räkna ut lönerna manuellt. Men allt mer av kunskapen byggs in i systemen och det underlättar naturligtvis, men är också en risk.

– En stor del av jobbet handlar om externa kontakter, att veta vem man ska ringa på till exempel Försäkringskassan, Skatteverket och Kronofogdemyndigheten, säger Annica Fröberg.

Hennes avdelning har 36 anställda som sköter all lön, pension och reseadministration, samt övriga personalfrågor som arbetsmiljö och jämställdhet. Även rekrytering av högre akademiska tjänster ingår, tillsättningar som sakkunnigprövas.

– All annan rekrytering sker ute i linjen, som stundtals behöver mycket stöttning. Många ledaruppdrag ute på skolorna, som institutionerna kallas på KTH, är tidsbegränsade och chefen återgår sedan till sin ordinarie tjänst. Det ställer särskilda krav på stödet till ledarna, säger Annica Fröberg och fortsätter:

– Det är både på gott och ont. Vi blir på det sättet delaktiga i verksamheten, men det kräver också mycket av våra resurser.

Hon tycker om den öppna och kreativa stämningen på skolan, men det gäller att vara flexibel. En stor förändring för personalavdelningen är att de anställda själva ska börja rapportera in i systemet.

KTH har högkonjunktur just nu samtidigt som en stor del av Sverige genomlever en lågkonjunktur. Fler än någonsin söker till universitet och högskolor. Men som Annica Fröberg säger:

– På en personalavdelning är det alltid mycket att göra oavsett konjunkturen.

 

Av: Jane Bergstedt
Foto: CC-BY flickr/Carles Tomás Martí

Share with your friends










Submit
Personalaktuellt

Det här är en artikel som tidigare publicerats i tidningen Personalaktuellt.

One Response to “Tyst kompetens? Inte nu längre!”

  1. Cecilia Söderström skriver:

    Idag blev jag särskilt glad över inlägget i bloggen. Stötte nyligen ihop med en ung HR-student som var på väg ut i yrkeslivet och uttryckte att hen inte ville arbeta med ”ful-HR”. Det som avsågs var det viktiga område som beskrivs ovan. Jag kände mig tvungen att påminna hen om att ganska få skulle dyka upp på våra arbetsplatser om inga löner betalades ut eller om de kom på fel dagar. Tack för inlägget.

Kommentera

Missa inga lediga jobb inom HR & Personal!

Great Place to Work - Sveriges bästa arbetsplatser