Det strategiska personalarbetet flyttar sakta ut i chefslinjen tack vare den tekniska utvecklingen i form av olika systemstöd.

– Nu kan cheferna själva gå in i systemet, göra analyser och fatta strategiska beslut, säger Helena Eriksson, personaldirektör på Löfbergs Lila.

 Har jag som chef rätt kompetens på mina medarbetare? Behöver jag mer resurser och hur ser min kompetensförsörjning ut på sikt när det gäller en viss personalkategori? Många delegerar fortfarande dessa frågor till personalavdelningen, men en förändring är på gång. Tekniken finns för att cheferna ska kunna sköta det strategiska personalarbetet. Nu gäller det bara för HR att driva på utvecklingen och stötta cheferna i deras nya roll.

På Aditro HRM, som hjälper företag och organisationer att effektivisera sina HR-processer, har man byggt systemstöd för HR sedan mitten av 1990-talet.

– Då fungerade lönesystemet som det enda stödet och det tyckte vi var fel. Vår utgångspunkt var att bygga ett system som kunde hjälpa i första hand specialisterna på HR-administrationen, säger Thomas Eklund på Aditro där han arbetar med stora privata kunder.

I dag är systemet omarbetat flera gånger för att möta kundernas krav på effektivitet och verksamhetsanpassning, men också för att tekniken möjliggör bättre och mera tillgängliga lösningar.

– Det viktigaste är att effektivisera kärnverksamheten i företaget eller organisationen och för det krävs alltid adekvata och aktuella uppgifter i datorn. För 10–15 år sedan när lönesystemet styrde blev uppgifterna snabbt gamla. I dag måste du få nyckeltal direkt presenterade på din skärm utifrån din roll så att du kan fatta rätt beslut, säger han.

Viktigt att jämföra

Men det räcker inte med en chefsportal från vilken chefen kan plocka sina nyckeltal när han eller hon vill. Thomas Eklund menar att det strategiska HR-arbetet ligger i att kunna jämföra data och att chefen har tillgång till rätt beslutsunderlag vid behov.

– Många företag jag jobbar med lägger ut de nyckeltal man vill att cheferna ska styras efter i slutet av månaden. Då vet man inför ett ledningsgruppsmöte att man jämför avdelning A och B mot samma tal. Därefter kan man ta strategiska beslut, säger Thomas Eklund.

Men fortfarande behövs HR-avdelningen för att ge anpassade systemlösningar, struktur och rådgivning och det blir än viktigare att de kan verksamheten.

HR mer strategiskt

– HR har en mycket mer strategisk roll i dag än för tio år sedan, den är mer övergripande och de måste se till helheten. En viktig uppgift är att ge cheferna instruktioner så att exempelvis mätperiod och begrepp blir desamma mellan avdelningarna, säger Thomas Eklund.

– Det har varit en stor grej för företag att de kunnat decentralisera de transaktionstunga bitarna ut i linjen, men det räcker inte. Man måste också se till att man jämför äpplen med äpplen för att verkligen kunna fatta rätt beslut, fortsätter han.

På det familjeägda företaget Löfbergs Lila, som producerar kaffe, påbörjades installationen av Aditros personalsystem för ett år sedan.

Anledningen till att de köpte systemet efter många års funderande var tuff konkurrens på marknaden samt ökade certifieringskrav. Krav som säger att företaget måste veta vilken kompetens de anställda har och vilken kompetensutveckling som krävs.

De 26 cheferna, med allt från en till 25 underställda, har nu tillgång till alla uppgifter som rör underställd personal, allt från lön och övriga anställningsuppgifter till vilken kompetens de har.

– Jag har i flera år påtalat behovet av systemstöd för att skapa kompetensmatriser och utbildningsplaner. Det krävs av ett kvalitetsledningssystem, säger Eva Eriksson som är kvalitetschef.

Hon fungerar även som internrevisor och har sett hur cheferna tidigare har arbetat med att försöka sammanställa sina medarbetares kompetens i Excelark.

Mindre service

Helena Eriksson som är personaldirektör är också nöjd med att man har personalsystemet på plats. Hon tycker dessutom att personalavdelningen har kommit i nytt fokus, att det har blivit tydligare vad de jobbar med.

– Vi kommer att stötta cheferna på ett annat sätt nu. Servicefunktionen blir mindre uttalad och vi kan ägna mer tid åt det som är svårt i chefsrollen som till exempel arbetsrätt och rehabiliteringsfrågor, säger hon.

– Nu behöver inte cheferna gå till oss och be om information. Nu kan de själva gå in i systemet, göra analyser och fatta strategiska beslut, fortsätter hon.

Responsen från cheferna är positiv och under hela processen har personalavdelningen varit noga med att ha med sig facket. Speciellt viktigt har detta varit med tanke på att alla medarbetare ska lägga in sin egen kompetens i systemet och att man som arbetsgivare vill att detta ska uppfattas som positivt.

– Jag ser inga risker med systemet, tvärtom blir det mycket lättare nu när vi har all kompetensutveckling samlad på ett ställe, säger Birgitta von Wendt som sitter med i Unionens styrelse.

Johan Sundgren är Livsmedelsarbetareförbundets ordförande och han håller med. Det som han ser som en stor fördel med systemet är också att det blir lättare med arbetsrotation när medarbetarnas kompetens blir mer överskådlig.

Foto: CC-BY flickr/David.Asch