Jan Eliasson, med erfarenhet från medling vid konflikter i världens alla hörn, delar med sig av sina kunskaper om hur man blir en framgångsrik förhandlare.

– För mig är orden som verktygen i hantverkarens verktygslåda, säger han.

Jan Eliassons meritlista är lång med flera höga befattningar. Bland titlarna märks kabinettssekreterare vid UD, ambassadör i Washington, ordförande för FN:s generalförsamling och svensk utrikesminister. I juli 2012 tillträdde han tjänsten som vice generalsekreterare i FN.

Som en röd tråd genom arbetsuppgifterna går uppdraget att medla och förhandla. Där tycker inte Jan Eliasson att han skiljer sig så mycket från andra människor.

– Hela livet är en förhandling, både i arbetet och privat. Från affärsförhandlingar och lönesamtal till frågor om hur barnen ska uppfostras eller fördelningen av familjens budget, säger han.

Genom åren har han medlat i mycket svåra konflikter som de mellan Iran och Irak, Armenien och Azerbajdzjan eller i Darfurkonflikten i Sudan.

Jan Eliasson menar att det finns fem saker – eller nycklar som avgör om en förhandling kommer att lyckas eller misslyckas: språket, känslan för tajming, kommunikationen, graden av kulturförståelse och den egna personligheten i kombination med personliga relationer.

Språket: Värna ordet

Jan Eliasson växte upp i en etta i Göteborg. Familjen hade en liten bokhylla med 15 böcker, av bland andra Jack London, Jan Fridegård, Ivar Lo-Johansson och Martin Koch.

– Innan jag var tio år gammal hade jag läst varenda bokstav i dessa böcker och vad annat som fanns i lägenheten, till och med det som stod på havregrynsförpackningen. Jag slukade allt, berättar Jan Eliasson.

När hans pappa vunnit en tävling och kom hem med Tidens lexikon, bestående av 3 200 tunna sidor med liten skrift, hade Jan Eliasson funnit en guldgruva av kunskap att ta sig igenom. Kunskaperna växte och språket berikades under nattliga lästimmar med ficklampa under täcket.

– För mig är orden som verktygen i hantverkarens verktygslåda. Vi ska samla orden och värna dem, vara redo att ta fram det exakt rätta för varje situation. Om vi vill höja kvaliteten i vår dialog ska vi betrakta ord som handling. Jag vill hävda att ord till och med kan rädda liv, säger Jan Eliasson.

1993 var han biträdande generalsekreterare för humanitära frågor inom FN och blev utsänd för att lösa en katastrofsituation i södra Sudan. En befolkningsgrupp var utsatt för krigföring i området och omringade av landminor och strider på alla håll.

– Om vi inte fick in mat, medicin och vattenreningstabletter inom tre veckor skulle den folkspillran dö av svält, säger han.

Han åkte iväg med uppdrag att begära lokalt eld upphör, något som president al-Bashir vägrade gå med på. I hans ögon var rebelledarna terrorister och eld upphör skulle ge dem legitimitet.

– Mina medarbetare hoppades på min övertalningsförmåga, men vi hade inte tid med långa förhandlingar. I stället behövde vi tänka nytt – välja ett nytt ord, berättar Jan Eliasson.

Någon föreslog att delegationen skulle lägga fram ett förslag om ”humanitära korridorer” fram till gränsen till Kenya. Två timmar senare var modellen lagd för en fredad zon, 200 kilometer lång och sex kilometer bred.

– Alla byar kunde räddas oavsett om de var regerings- eller rebellkontrollerade. Inga avtal krävdes mellan parterna, bara ett åtagande till FN. Ingen dog av svält i området. Vi hade använt ord för att rädda människor, säger han.

Tajming: Var lyhörd

Att argumentera väl är enligt Jan Eliasson som att gå i en trappa. Stegen ska följa varandra logiskt och vara ungefär lika höga. Det är klokt att börja med enkla saker som procedurfrågor för att få igång pratet. Ta sedan argumenten i lagom takt för att steg för steg leda parterna fram till en lösning.

– När jag ser andra förhandla händer det att de slänger in en stor, svår fråga direkt efter småpratet. Det är som att plötsligt få ett oproportionerligt högt trappsteg framför sig som helt kan blockera möjligheterna till framsteg, säger han.

Även den skickligaste förhandlare har stor glädje av att spara ett extra kort i bakfickan för att lösa en situation som har låst sig.

– Det gäller att spara kortet till precis det tillfälle då ett ja eller nej hänger i luften. Kommer man då dragande med ett gammalt argument tycker motståndarna att man underskattar deras intelligens. Ett litet, extra kort för in ett nytt element och erbjuder en chans för motparten att rädda ansiktet. De kan motivera att de sa nej förut och ja nu, säger Jan Eliasson.

Kommunikation: Helt centralt

Jan Eliassons yrkesbana inom UD startade i en kultur präglad av uttrycket ”inga kommentarer”. Den policyn har med tiden luckrats upp. För de flesta företag och organisationer är det i dag självklart att all verksamhet kräver god kommunikation. Ändå tycker han att det är anmärkningsvärt att många fortfarande tror att innehållet är det viktigaste.

– Ofta lägger man ner stor möda på sakfrågorna, men den som inte kan kommunicera hamnar lätt snett gentemot medarbetare eller i media och får leva med den bilden som verklighet, även om det inte är sanning. Därför är kommunikationen helt central – all verksamhet kräver kommunikationsstrategier, säger han.

Kultur: Skapa förtroende

I många förhandlingssituationer är de inblandade spända, oroliga och misstänksamma. Inom diplomatin kan det handla om krig och fred, i andra fall om pengar, ett företags eller den enskildes ställning. Kultur handlar för Jan Eliasson om vikten av att i varje form av mänsklig dialog skapa en miljö med hög grad av lugn där förtroende skapas så att sakliga samtal går att föra. Det kräver respekt och intresse för andras och din egen historia, kultur, traditioner och religion.

– Då skapas den klangbotten som behövs för att kunna göra framsteg i sakfrågan. Ha inte för bråttom att plocka fram en A4 med argument ur portföljen utan tillåt småprat, känn av vibrationerna, personligheterna och läs gärna på innan om miljön du befinner dig i, råder han.

Personliga Relationer: Bjud på dig själv

Jan Eliasson har ett omfattande bibliotek, där Tidens lexikon står på hedersplats som en påminnelse om hur läsintresset en gång började. Ett citat ur en roman av Eyvind Johnson har han burit med sig genom åren: ”Det var först när han vågade vara personlig som han började erövra världen”. Dess innebörd är också den femte av Jan Eliassons nycklar för att bli en framgångsrik förhandlare – att bjuda på sig själv, visa passion och medkänsla.

För några år sedan skulle Jan Eliasson medla i Darfur, där två av sex miljoner invånare levde i läger. Han hade fått ihop de fem rebelledarna, men trots att de inte hade några svårigheter att komma överens i sakfrågan ville de inte komma till förhandlingsbordet. De kunde inte enas om vem som var delegationsledare. Jan Eliasson kände en vrede som var omöjlig att visa i sammanhanget, men började berätta om sina besök veckan innan i lägren där rebelledarnas familjemedlemmar fanns, anhöriga som de inte hade kunnat träffa på flera år.

– Jag berättade om papporna som var frustrerade över att inte kunna bruka jorden och likgiltiga satt och tuggade kat, en typ av narkotika. Jag berättade om mammor och systrar som var rädda för att bli våldtagna om de gick utanför lägret för att hämta vatten eller ved, om barn som levde utan utbildning under dystra förhållanden. Jag kände då att de fem rebelledarna lyssnade och led, berättar Jan Eliasson.

Han tänkte att han kanske hade varit alldeles för personlig, men under en paus kom tre av ledarna fram och tackade för att han som chefsförhandlare för FN så tydligt visat att det han tyckte var viktigast med förhandlingen var att de skulle återförenas med sina familjer.

– De accepterade sedan att komma till förhandlingen eftersom jag visat att jag var personligt engagerad i deras situation. Det gäller även för andra förhandlingar. I en värld där det ständigt brusar av intryck måste vi i vissa lägen fråga oss själva: vad vill jag åstadkomma? Vad står jag för? När man vet svaret är det viktigt att sänka tempot samt att våga vara personlig, säger Jan Eliasson.