HR Sverige-Bloggen

Författare: Jenny Nielsen

  • Återkoppling – hur svårt kan det vara?

    Återkoppling – hur svårt kan det vara?

    Reflektion. Har nu vid några olika tillfällen blivit kontaktad av studenter som hittat min profil på LinkedIn. Kul. En student undrade om jag kunde ställa upp som mentor, och eftersom jag har varit det tidigare och tycker att det är givande svarade jag ja samma dag, med frågan hur vi går vidare. Svaret blev…tystnad. En annan student undrade om jag ville komma och föreläsa på utbildningen, vilket jag svarade att jag ville. Det vore ju jätteroligt. Svaret blev…tystnad. Jag förstår att man skickar ut förfrågan till många och kanske väljer den som svarar med den intressantaste profilen. Det är helt ok. Men meddela mig det, eftersom jag tagit av min tid att svara. Dessutom villig att ge ännu mer av min tid utan kostnad. Det är lätt, och dessutom nödvändigt i det kommande arbetslivet, att återkoppla till de man varit i kontakt med. Oavsett vilket sammanhang det gäller.

    Tack!

  • Workfulness – att vara i nuet trots tekniken

    Jag var nyligen på en inspirationsdag där jag verkligen blev inspirerad. Det handlade om möten, effektivitet, hjärnan och vad vi gör med vår tid. Här kommer ett axplock av det som jag tog med mig; 8 av 10 upplever mobiler störande under möten, men ändå använder 8 av 10 sina egna mobiler under möten, chefer oftare än medarbetare. Varför gör vi det och vad sänder vi för signaler?

    Vi tittar på våra mobiler 50 ggr/dag och det kan ta upp till 25 minuter att återfå fokus efter ett avbrott, ändå fortsätter vi att göra det. Att göra flera saker samtidigt gör att vi blir ca 33% mindre effektiva, t ex om vi läser mail samtidigt som vi har ett möte.

    Det finns ett stort fokus på tekniken snarare än människan idag på våra arbetsplatser och vi tar fram policies för vilken teknik som ska köpas in. Är det paddor eller smarta telefoner, vilka ska få köpa dem osv? Vad vi ofta missar att diskutera är hur den nya tekniken bör användas så att vi får en god arbetsmiljö, hur vi bör bete oss på möten och vad tekniken skapar för störningar så vidare.

    Vi fick på inspirationsdagen pröva på olika övningar som syftade till att påvisa att vi inte är skapta för att göra flera saker samtidigt (t ex läsa mail samtidigt som vi lyssnar på någon) och jag kan inte annat än att hålla med. Det är inte effektivt. Trots det gör jag det ofta själv.

    Vi fick höra ett företag berätta om sin policy för ”workfulness”, för att nå digital balans och arbeta smartare. Några punkter i den lyder:

    1. Tysta samtal (gå undan och prata i telefon i landskap)
    2. Mobilfria möten, alla är koncentrerade på uppgiften så blir vi mer effektiva
    3.  Ljudlösa telefoner som standard, inte med vibration som upplevs som störande
    4. Se över push notiser, behöver mailen komma upp direkt?
    5. Tillgänglighet, definiera vad som är god tillgänglighet på just vår enhet/avdelning

    Önskar er en vilsam sommar utan allt för mycket mailande, och i höst ska jag fundera på hur min arbetsplats kan bli mer effektiv utifrån ovanstående tips.

  • Vägen till en transparent löneprocess?

    Vägen till en transparent löneprocess?

    Årets löneöversyn är avklarad och jag kan konstatera att det är svårt med lokal lönebildning. Organisationen jag arbetar i har påbörjat resan från att prata om lönepåslag till att prata om hela lönen, och det skapar ett visst mått av oro. Jag tror att den resan är nödvändig. Den skapar dock många frågor hos de lönesättande cheferna. Hur gör jag med den medarbetare som redan har en hög lön i organisationen av olika anledningar men presterar bra? Hur gör jag med den medarbetare som varit sjukskriven och nu inte presterar lika som innan. Och så vidare. Detta är svåra frågor och jag tror att det viktiga är att det finns en samsyn kring dem för att skapa en transparent löneprocess. Det är än viktigare att prata om detta i offentliga organisationer där lönen är offentlig och medarbetare begär ut lönelistor för hela avdelningen och jämför sig med sina kollegor. Då måste det finnas en förståelse för vad som grundar lönen, och då menar jag inte bara lönepåslaget utan hela lönen. Vi är anställda för att utföra ett uppdrag, och för det får vi lön. Då förväntas vi ha en viss kompetens. För att få ett årligt lönepåslag behöver medarbetare bidra på andra sätt än att utföra sitt arbete. Nedan kommer några reflektioner kring vad jag tror är viktigt för att medarbetarna ska tycka att lönesättningen är rättvis:

    *Vid nyanställning ska det finnas en genomtänkt lönesättning utifrån medarbetarens arbetsinnehåll, ansvar och tidigare erfarenhet. Här kan även marknaden spela in, och då blir det stökigare. Chefen behöver ha en genomtänkt lönestruktur för hela sin enhet och ha koll på både sin egen organisation och marknaden i stort.

    *Organisationen behöver ständigt kommunicera vad som krävs för att få en löneutveckling, det vill säga vilka lönekriterier finns som medarbetaren bedöms utifrån. Och då menar jag inte bara kommunicera det en gång per år inför en löneöversyn. Om dessa lönekriterier är personliga egenskaper, vilket de kan vara, måste detta vara supertydligt. Det räcker inte ATT du gör dina arbetsuppgifter, för det får du redan lön varje månad, det handlar om HUR du gör dem.

    *Vi behöver röra oss mot kortare kontinuerliga uppföljningsmöten, istället för ett årligt medarbetarsamtal. Då blir det en bättre dialog och större möjlighet att påverka sin löneutveckling.

  • En spännande skugga

    Före sommaren fick jag ett mail från en glad student i Östersund. Han gick sista året på personalvetarlinjen och undrade om han fick komma på praktik till vår HR-enhet under 10 veckor efter sommaren. Vi funderade lite och bestämde oss ganska snabbt för att öppna vår HR-famn för en nyfiken akademiker. Som vanligt efter sommaren drog allt igång i hög fart, en tertialrapport skulle lämnas in och helt plötsligt stod studenten i farstun och ville lära sig allt om HR. Jag insåg snabbt att om vår praktikant skulle lära sig något så var han tvungen att skugga oss i allt vi gör, och följaktligen fick jag en skugga i tio veckor. Han följde med mig på svåra rehabmöten, chefscoachning och möten med facken i allehanda ärenden. Vad jag inte hade räknat med var att denna skugga skulle ifrågasätta våra arbetssätt, metoder och möten. Att han skulle tycka att vi hade alldeles för lite tid för reflektion och ibland gjorde ”fort men fel”. Det var oerhört jobbigt att se sanningen i vitögat samtidigt som vi lärde oss att faktiskt stanna upp lite mitt i allt. Vi införde ett nytt digitalt arbetssätt som förändrade våra möten såväl som sättet vi delar information på. Det sättet att arbeta sparar oss mycket tid och letande i mappar efter information exempelvis. Så våga ta emot den nya generationen, även om det tvingar er att ompröva både ett och annat! Det är värt det.

     

  • Att få arbetet gjort

    Jag fortsätter att sticka ut hakan på temat flexibilitet och arbetstider. Om du får frågan var och när du får som mest gjort, blir svaret då att du är som mest effektiv på kontoret mellan kl. 8-17? Det har visat sig att de flesta svarar både med rum och tid, det vill säga exempelvis hemma, på ett café eller på tåget om man pendlar, men också på helgen, tidigt på morgonen innan kollegorna kommit eller på kvällen när alla gått hem. Det handlar om att få arbeta ostört, det är ofta då man får mycket gjort. Att bli avbruten när man arbetar går att jämföra med att bli väckt när man sover, hörde jag en föreläsare säga. Jämförelsen är intressant och betyder att det tar lång tid för oss att fortsätta där vi var om någon kollega kommer och frågar oss något eller vi måste springa iväg till ett möte. Det finns de arbetsgivare som tror att sociala medier stör arbetet och därför blockerar sajterna. Det är dock en stor skillnad på att bli störd av någon annan eller att själv välja att ta en paus och fika eller surfa in på sociala medier. Lite som att vakna av sig själv eller att bli väckt alltså. Likaså är chefer oroliga för att medarbetare som arbetar hemma ska distraheras av tv:n eller tvättmaskinen. Det är samma sak där, vi väljer själva när vi tar en paus och tittar på nyheterna, men när vi arbetar så gör vi det utan att bli avbrutna vilket är en enorm skillnad mot att till exempel sitta i ett landskap där det hela tiden händer saker. De största tidstjuvarna är, enligt forskning, möten och chefer (!) som splittrar vår arbetsdag och vårt fokus. Nu säger jag naturligtvis inte att alla ska sitta hemma och arbeta, för vi behöver både möten och interaktion med andra. Jag tror bara på lite mer flexibilitet i arbetslivet. Föreläsaren jag lyssnade på som gav mig inspirationen till detta inlägg kom däremot med några konkreta tips vi kan ta till för att bli lite mindre störda på jobbet:

    • Inför en förmiddag eller eftermiddag en gång i månaden (till exempel den första torsdagen i månaden) för hela kontoret då ingen boka in möten, så att alla får 4 timmars oavbrutet arbete. Hur ofta händer det dig?
    • Använd mail och chat som alternativ ibland istället för att störa kollegorna i närheten, så kan de själva välja när de vill ta en paus och läsa din fråga.
    • Ställ in eller hoppa över ett möte då och då  och se att det faktiskt gick bra ändå, trots att du inte var där.
    • Pröva att sätta dig på ett café ibland och göra allt det där du aldrig hinner annars.
      Och till er chefer som är oroliga att era medarbetare blir distraherade av att arbeta hemma, titta på leveransen efteråt och tänk på vad de hade åstadkommit under samma tid på kontoret som en jämförelse.
  • Stämpelklockans vara eller icke vara

    Stämpelklockans vara eller icke vara

    På min arbetsplats finns en stämpelklocka i entrén. Jag trodde inte att det förekom på moderna arbetsplatser men jag hade fel. Flera chefer har under årens lopp försökt att låta den gamla kvarlevan från fabrikstiden gå i graven, men aktioner från medarbetarna med affischer där budskapet ”Rädda stämpelklockan” målats har då tapetserat väggarna på kontoret. Detta är och har varit en känslig fråga, har jag förstått. Själv förstår jag det inte riktigt. Nu är vi på väg att förhandla om flextids avtalet för att det är för gammalt och mycket har hänt sedan det tecknades. Ändå kommer diskussionerna hela tiden tillbaka till hur vi ska kunna kontrollera hur mycket medarbetarna arbetar. De får varken arbeta för mycket eller för lite.

    Jag vill gärna se en annan diskussion. För mig handlar det inte om flextidsavtal med ett visst antal timmar plus eller minus. Det handlar om arbetsmiljö och ledarskap. Om vi som ledare ser våra medarbetare, deras leveranser och hur de mår så kan vi utifrån det hjälpa dem med till exempel balans i livet. Om vi har täta uppföljningssamtal  för att följa upp hur arbetet fungerar och erbjuder hjälp att prioritera så tror jag att det är effektivare än vilken stämpelklocka som helst. Även jag som medarbetare måste ta ansvar och berätta för min chef att nu är det för mycket att göra och något behöver förändras. Det samtalet i förtroende säger mer än ett saldo på 137 plustimmar.

    Arbetstiderna är en hygienfaktor som ingår som en del i den större arbetsmiljöfrågan, och idag går det ofta som företag inte att erbjuda en schemalagd arbetstid mellan kl. 8-17. För att kunna attrahera arbetskraften behöver vi vara flexibla och visa förtroende för våra medarbetare. Vi måste fokusera på leveranserna och inte på tiden vid skrivbordet. Det är det budskapet vi ska föra ut till potentiella kandidater om oss som arbetsgivare, inte att vi har ett generöst flextidsavtal som erbjuder ett hundra timmar stort flextidssaldo som stäms av en gång per år.