Zara Thagesson och Kamilla Johansson från Västra Götalands Regionen, VGR, beskriver det arbete regionen gör med att ställa om till framtidens arbetsplats. De berättar om möjligheter och utmaningar för deras 55 000 anställda.

”Framtidens arbetsliv kommer ställa andra krav och medarbetarna har andra behov. Tillexempel kopplat till arbetsformer och att vi arbetar mer på distans då tillexempel. Vi beskriver både på kort och långsikt vad vi behöver göra. På kortsikt har vi ett stort antal arbetstagare som är i behov av återhämtning och det behöver vi möjliggöra” säger Zara Thageson som är HR Specialist på Västfastigheter.

”Vi behöver vara överrens om mål, vad som ska prestera och var vi ska någonstans. På långsikt behöver vi jobba än mer med tillitsbaserat ledarskap. Man har inte sina medarbetare nära och behöver då bygga tillit hos medarbetare och chefer. Det går åt båda hållen, att skapa tillit mellan chefen och medarbetaren. Tilliten behöver inte byggas fysiskt men vi tror att det är en utmaning för cheferna att tänka om, även om vi har fått göra det under pandemin.” beskriver Kamilla Johansson vidare.

Det här är två utsnitt av den trettio minuter långa intervjun som vi gjorde med Zara Thageson och Kamilla Johansson som båda varit del i att ta fram det arbete som ligger till grund för Västra Götlanadsregionens arbete kring hur framtidens arbetsplats kommer att se ut. Det arbetet är en del i en större helhet som går ut på att Västra Götalandsregionen ska bli Sveriges bästa offentliga arbetsgivare.

I samtalet diskuterar vi vad de ser för utmaningar och problem i och med att de har en stor arbetsstyrka som alla har olika förutsättningar, styrkor och problem. Står du inför samma problemställning kan jag varmt rekommendera att lyssna på hela avsnittet. Det finns där poddar finns och du når det på Spotify här eller på Apple Podcast här. Det går såklart bra att även lyssna via spelaren nedan.

Omslagsfoto: Paul Björkman

Remote work, jobba hemifrån, distributed work, work from anywhere. Kärt barn har många namn.

Ingen har undgått att prata om det under året som har gått. Mer eller mindre ofrivilligt har de flesta av oss blivit inslängda i det. Ett av de största experimenten som organisationer har tvingats att genomföras – för vad händer egentligen när en stor del av inte bara Sveriges kontorsarbetare utan också världens kontorsarbetare tvingas att jobba hemifrån? 

Det är bland annat detta jag tar upp i det första specialavsnittet av HR Nyheter.

Du hittar första avsnittet här på Spotify eller Apple Podcaster

Andra avsnittet ligger här på Spotify eller här på Apple Podcaster.

Finns på andra ställen också, sök bara på hrnyheter.se

Varför ens överväga Remote Work?

Avsnittet tar sin utgångspunkt i researchen jag gjorde för mitt webinarie om remote work efter covid-19.

Inför det läste jag ett tjog studier som alla hade undersökt hur medarbetarna ställer sig till att komma tillbaka till kontoret nä den möjligheten finns. Bland de jag läste är Netigates den jag tycker är mest relevant ur ett svensk perspektiv. Där säger 73% att de vill jobba från både kontoret och hemifrån när pandemin är över. I PwCs lite större studie säger över 50% att de vill jobba hemifrån minst tre dagar i veckan.

Stalltipset är alltså att även dina medarbetare vill jobba hemifrån men här är det förstås bra att både tänka till vad ni själva vill och vad era medarbetare vill. 

Remote Work – så gör du.

Den andra delen som också är det längsta avsnitt jag någonsin spelat in själv fokuserar mer på hur du går mot att jobba i en hybrid-modell där en del är på kontoret och andra inte är det.

Det går också att lyssna på via Spotify eller Apple Podcast. Nedan är en förkortad version av vad jag tar upp i podden.

Hur anställer man folk i andra länder?

Så länge jag har arbetat inom HR har det här varit en absolut sanning. Att anställa i ett land där du saknar legal entitet är svårt. Punkt. Det har inneburit att vi har dragit oss för det. Idag skulle jag säga att det är en sanning med modifikation. Verktyg som till exempel Remote gör det om än inte busenkelt så i alla fall väldigt enkelt att anställa personer där du saknar legal entitet. Du outsourcar din anställning till Remote som sköter det administrativa när det gäller lön, försäkring, skatter och allt du kan tänka dig för ett par tusenlappar i månaden. Förutom Remote finns även företag som Deel och Papaya som löser samma problem.

Spelregler

Jag tar upp att sätta upp ”spelregler” kring remote work. Det jag nämner som jag tycker är bra att definiera i podden är;

Vad gäller för fysiska möten? – Det vill säga med vilken kadens kommer vi ses?

Vad är en ok svarsfrekvens på mail, Slack eller Teams? – Vad gäller för de olika mediumen? Vilka förväntningar ställer vi på varandra? 

När får man störa vs. inte störa? – Vad gäller vid vilka tider? Hur signaleras detta? 

Vilka meddelande skickar vi var? – Kort och gott – vilken information kommer sändas i vilka kanaler?

Det finns förstås fler spelregler att sätta men här är några som jag pekar ut specifikt mot remote work. Förhoppningsvis har ni en del av dessa på plats redan!

Arbetsmiljö

Även för anställda på distans så behöver vi ta ansvar för och säkerställa att de har en god arbetsmiljö. Kanske är detta något som det ska frågas om i rekryteringsfasen till och med? Att där lyfta frågan om personen kommer sitta på annat ställe än på ett fysiskt kontor och säkerställa att hen har en god arbetsmiljö. Det bör göras digitala skyddsronder och medarbetaren själv har ett större ansvar som det måste informeras om. Inte heller detta bör vara något nytt under solen men det är alltid bra att göra en översyn och förtydliganden i och med att fler sitter och arbetar från andra platser. Och skulle ni ha folk i andra delar av världen så dubbelkolla vad som gäller där med arbetsmiljön.

Organisatioriskt

Det är inte bara spelregler för individen som behöver sättas. Även organisationen behöver komma underfund med och skapa stöd för att inkludera medarbetare. När vi inte längre ser varandra från dag till dag behöver vi tänka ett extra varv kring hur vi skapar en inkluderande miljö att verka i. Några fallgropar att tänka till kring; 

• Se till att alla har möjlighet till vidareutbildning till exempel och överlag att tillgodose de utvecklingsbehov som finns hos medarbetare.
• Att projekt inte bara fördelas och leds av de som råkar vara på kontoret den dagen.
• Att goda prestationer lyft fram, även utförda av de som sitter själva hemma.

Så hur kan vi då göra för att överbrygga fallgroparna? Det finns ingen magisk lösning men här är tips på insatser som jag tror kan hjälpa en bit på vägen!  

1:1s

De har alltid varit viktiga men när dina medarbetare sitter spridda blir de än viktigare. Alla vill bli lyssnade på och sedda. Vi behöver stötta våra chefer i att hitta en struktur att prata med alla sina medarbetare regelbundet, inte bara de som råkar vara på kontoret. 1:1s löser inte alla problem ovan men de ger i alla fall möjligheten till att lösa dem. 

Kommunicera mera!

Sätt som regel att om information delges i ett möte att alltid posta det i lämplig kanal också. Hellre en gång för mycket än en gång för lite. Och på tal om möten, sätt regler för möten också – one person, one screen är en bra regel. Fler och fler implementerar den och den innebär att är du i ett möte där en del sitter på distans och andra i samma rum så kopplar ändå alla upp sig till mötet med sin egen dator. Det skapar en känsla av att alla deltar på lika villkor.

Och börja dina möten med någon form av check-in. Om det så är en fråga på Mentimeter, en där man går runt bland alla deltagare eller i vilken form du nu vill använda det – det viktiga är att starta mötet med en inkludering. 

Remote work – bygg kultur

Att bygga kultur när din organisation tillämpar remote work kräver också lite eftertanke men här är tre tips på hur du kan bygga både kultur och skapa band medarbetare emellan.

Det första tipset är kanske mitt absoluta favorittips. Och det är knyckt från mitt favoritforum, Reddit.

AMA. 

Ask me Anything, helt enkelt en session där du låter en senior ledare i organisationen svara på frågor som du antingen populerar i förväg eller låter folk ställa on the spot. Ger också känslan av tillgänglighet för de som inte är på plats. Framförallt brukar ju tillgången till “managament” vara en stark drivkraft för folk att bege sig till en plats. 

Social roulette

Något annat som är ett bra sätt att skapa band mellan anställda är social roulette och där är Donut ett briljant exempel. Donut är en slack app som du installerar och som parar ihop dig med folk utifrån vissa parametrar. Bra sätt att skapa kontakt med folk du kanske inte pratar med så mycket.

Daily standups

Daily Standups som startar dagen är ett tredje tips. Där du varje dag eller någon dag i veckan startar med bara 15-30 min check-in vad som händer idag. Vill du inte ta det på ett möte så är tipset att göra som vi gör på The Talent Company, vi har en slack-kanal där alla säger godmorgon och hej, berättar lite vad de har på G idag och thats it. Men ett enkelt och snabbt sätt att säga “hej jag är på jobbet”.

Där har vi sammanfattningen på poddavsnitten. Mitt tips är ändå att gå in och lyssna på dem! Lite mer levande än text men text har ju fördelen att det är enkelt att hitta tillbaka i dem.

 

Inom rekrytering och personlighet finns en hel del gamla nyheter i en ny fräsch förpackning. Både grit och EQ är till exempel bra marknadsförda koncept av insikter från femfaktormodellen. Vad som däremot är värt att kolla upp, det är ödmjukhet.

Ödmjukhet mäts genom faktorn Integritet från Hexacomodellen. Det är en personlighetsmodell som är evidensbaserad och till stora delar överlappar med femfaktormodellen. Integritet är faktorn som hjälper dig att hitta ödmjuka ledare. Ödmjukhet låter inte bara trevligt, ledare som är uppriktiga, anspråkslösa och undviker girighet är också bevisat mer framgångsrika.

Genom att mäta ödmjukhet kan vi också undvika de destruktiva sidorna av en personlighet. På andra sidan av skalan finns nämligen de negativa beteenden som kopplas till “The dark triad”, bland annat psykopati och narcisism.

Det här är en sammanfattning. Läs mer om ödmjuka ledare och psykologisk trygghet i originalartikeln Should you hire for humility?

Att mäta mångfald och inkludering handlar lyckligtvis om att följa de processer du normalt mäter inom HR, men att kunna segmentera dem på mångfaldskriterier. Du behöver till exempel kunna se att konverteringsgraderna i rekryteringsprocessen är lika oavsett kön, etnicitet med mera. Naturligtvis behöver du även förstå hur verkligheten utanför bolaget ser ut, för att förstå vilka mål som är realistiska att sätta internt.

Det här är en sammanfattning om mångfald och inkludering. Läs mer i originalartiklarna Measure diversity – This is how you do it! och Inclusion surveys – Five steps to success.

Möjligheter när du mäter inkludering.

Om mångfald kan mätas genom data från HRs vanliga system, så behöver inkludering oftast mätas med en undersökning. Det viktigaste är, som alltid, att välja frågor baserade på evidens. Det du frågar bör med andra ord vara bevisat att det faktiskt mäter faktorer som skapar inkludering i organisationen. 

När du ändå skickar ut en undersökning, kan du i samband med det samla data om segment som du kanske inte har i HR-systemet. Tänk bara på att göra det på ett GDPR-vänligt sätt. Att addera för många undersökningar är inte bra, så säkerställ också att du kan fånga upp insikter från din inkluderingsundersökning i till exempel engagemangsmätningar så behöver du inte mäta lika ofta.

 

Workforce planning handlar om att genom behovsanalys planera verksamhetens personalbehov över tid. Det handlar med andra ord om att kunna ha rätt personer ombord vid rätt tilfälle. För HR handlar det även om att se till att du har råd med dem, hitta dem och få dem på plats i tid.

Anledningarna

Här är fem anledningar till varför du ska lägga tid på strategisk workforce planning:

1. Du kommer tjäna pengar på det.
2. Du vet när och hur kostnaderna slår.
3. Du ser på bolaget som en helhet.
4. Det ger dig en möjlighet att svänga snabbt
5. Det är grunden för de flesta andra HR-initiativ.

 

Att göra en plan är lika viktigt om du är en liten start-up som för ett stort globalt bolag. Tyvärr är det inte lika enkelt som det låter, du måste göra din analys, samverka med ledningen och hitta system som stöder processen. Som tur är, så är det värt det när de väl är gjort. Det kommer att ge dig stora konkurrensfördelar med en organisation som springer åt samma håll och i samma takt. 

Det här är en sammanfattning. Läs originalartikeln här: Five reasons to do strategic workforce planning.

Ägandeskap 

Vem ska så äga workforce planning delarna? Här tvistar de lärde men normalt sett så ligger det formella ägandeskapet hos rekryteringsavdelningen men med ett tydligt delägandeskap hos HR Business Partners ute i de olika affärsområdena. TIll syvende och sist är det såklart cheferna i respektive del som är ytterst ansvariga för att deras organisationer har den personal de behöver men här spelar vi inom HR en viktig roll. Med rätt underlag och med rätt initierade planer får cheferna de underlag de behöver för att säkerställa att de kan leverera det som förväntas av dem. Workforce planning ligger på så sätt tillgrunden för väldigt mycket, inte minst förmågan att lösa ut de uppgifter som organisationen ställs inför.