Kategori: HR Sverige

I årets Human Capital Trends från Deloitte anger ungefär hälften av alla ledare att de är mitt i eller planerar en omorganisering av sitt företag. Därför tänkte jag dela med mig av min erfarenhet av att jobba med många företag som lyckas nå förändring.

Förändring handlar i grunden om att få människor att börja göra annorlunda – det blir ingen förändring så länge alla gör samma hur mycket vi än pratar om nya mål och processer. Forskning om vad som styr våra beteenden visar dessutom att 80% av vad vi gör styrs av konsekvenserna – så det som mäts och följs upp är det som blir gjort.

Därför kan en medarbetarundersökning rätt använt vara ett användbart förändringsverktyg. Den visar vilka saker som inte fungerar (t.ex. otydliga mål, konflikter, låg energi) och var i organisationen det inte fungerar – allt som påverkar om det finns förutsättningar för att lyckas genomföra en förändring.

Här kommer några exempel på hur andra har gjort för att dra nytta av medarbetarundersökningen för att nå förändring:

1. Koppla ihop undersökningen med andra nyckeltal:

Ett företag jag arbetat med kopplar samman lönsamhet, kundlojalitet och resultatet från sin medarbetarundersökning och presenterar allt tillsammans för arbetsgrupperna. Alla grupper får en känsla för hur de ligger till gentemot andra enheter och en direkt förståelse för hur deras arbetsmiljö påverkar både kundupplevelse och lönsamhet. Det gör arbetet med arbetsmiljö och engagemang till en integrerad del av verksamheten.

2. Se till så att ledningen föregår med gott exempel:

För att få alla chefer och medarbetare med på tåget är ledningens engagemang avgörande. De har makten att signalera att det systematiska arbetet prioriteras och får ta tid. Ett annat företag vi har som kund gav medarbetarundersökningen stort utrymme vid ett stort chefsmöte. VDn visade koncernledningens arbetsgruppsrapport, berättade vad som var deras fokusområden och hur och när VDn planerade att ledningen skulle jobba med resultatet. Det skapar ett momentum i organisationen och transparensen signalerar att det inte är nuläget utan utvecklingen som är i fokus.

3. Påminn och följ upp:

Ett företag jag jobbar med har en stående punkt på ledningsgruppens agenda som går igenom andelen arbetsgrupper som registrerat handlingsplaner för att adressera sina utvecklingsområden. I ett annat företag är det varje chefs ansvar att individuellt följa upp med de chefer de ansvarar för som inte har haft återkopplingsmöten, från linjechefer hela vägen upp till koncernledningen. En annan växande trend är små pulsmätningar som ser till att organisationen är på väg åt rätt håll, och att alla är med på tåget. Det innebär att man ställer färre frågor men oftare för att hela tiden se till så att cheferna får relevant information om hur de kan påverka medarbetarnas engagemang.

Det finns tyvärr ingen genväg, att arbeta med förändring och förbättring av medarbetarrelationerna handlar om uthållighet. Men det lönar sig eftersom det är en förutsättning för att allt annat jobb chefer och medarbetare gör ska ge så stor utväxling som möjligt. Med en medarbetarundersökning som är verksamhetsnära och är kopplad till en tydlig process för arbetet med resultaten är jag övertygad om att ni kommer komma långt, och se skillnad i era hårda nyckeltal. Mina kollegor har samlat 10 tips för att få en användbar undersökning som går igenom allt ifrån vad man ska tänka på för att få med sig cheferna, till att välja rätt frågor. Jag hoppas den kan hjälpa er att förbättra era medarbetarrelationer.

Medarbetarrelationer och kundrelationer sitter ihop på väldigt många sätt. Det är medarbetarna som möter kunderna varje dag som styr vilken bild kunderna får av företaget.

För att effektivt förbättra sina kundrelationer är det därför viktigt att ha koll på minst tre saker:

• Vad tycker kunderna funkar bra eller mindre bra? Detta mäts ofta i kundundersökningar.
• Vad tycker medarbetarna, dvs vad anser man internt är de viktigaste styrkor och förbättringsområden när det gäller kundrelationen? Detta mäts ofta i medarbetarundersökningar.

Med dessa två inputvärden kommer man ganska långt i sitt förbättringsarbete. Men för att jobba med sina kundrelationer så effektivt som möjligt och satsa på rätt saker är det även viktigt att få koll på en tredje sak:

• Hur skiljer sig kundernas bild av företaget från medarbetarnas självbild?

I en så kallad gap-analys ställer man några likadana frågor i både medarbetar- och kundundersökningen för att sedan jämföra svaren. Det vanligaste är att kunderna och medarbetarna har olika bild av vad som är de viktigaste utvecklingsområdena. Bilden i toppen är ett exempel på hur det såg ut i en analys jag gjorde nyligen.

Medarbetarna var inte helt medvetna om vad som var företagets styrkor och förbättringsområden utifrån kundernas perspektiv. Medarbetarna upplevde sig själva som väldigt motiverade att hjälpa kunderna och ”göra det lilla extra”, men kunderna hade inte riktigt samma uppfattning och gav ett betydligt lägre betyg. Medarbetarna upplevde däremot inte sig själva som särskilt kompetenta medan kundernas uppfattning var betydligt mer positiv.

Båda de här insikterna är lika användbara. Att veta att det är viljan att ”göra det lilla extra” som är viktigast att arbeta med är naturligtvis ett stöd för att hjälpa medarbetarna att förbättra rätt saker. Men även att veta att kunderna faktiskt bedömer medarbetarna som väldigt kompetenta är ett viktigt verktyg. Att använda kundernas positiva omdömen om medarbetarnas kompetens är ett bra sätt att stärka deras självbild och kan skapa den energi och kraft som behövs för att få medarbetarna att göra och signalera att de gör ”det lilla extra” för kunden i samma utsträckning som de själva känner.

Att koppla samman kundrelationerna och medarbetarrelationerna på olika sätt för att förstå hur det ena påverkar det andra ger ofta viktig input till olika förändringsarbeten. Om ni vill veta mer kan ni läsa vår guide Påverka kundlojaliteten genom stärkta medarbetarrelationer.

Ofta pratar man om företagskultur som något som sitter i väggarna, något som byggs över lång tid och är svårt att ta på. Men det behöver inte vara så svårt att arbeta med att stärka en företagskultur. En kultur utgörs av vad alla chefer och medarbetare gör varje dag – och beteenden är konkreta, de går att observera och kan därför också mätas och analyseras.

För att se om det finns några generella drivkrafter bakom hur väl värderingarna efterlevs i en organisation tittade jag i vår databas med 760 000 svar från medarbetare. Det går att tänka på hur väl en kultur och dess värderingar genomsyrar en organisation i tre nivåer: Att känna till värderingarna (Hjärnan), att identifiera sig med dem (Hjärtat) och att leva dem (Hjärtat och hjärnan drar åt samma håll). För de olika nivåerna finns det olika bakomliggande faktorer som påverkar mest.

Kännedomen om värderingarna påverkas mest av hur välinformerade medarbetarna känner sig om de övergripande målen och om det är tydligt vad målen betyder för dem i deras arbete.

För att medarbetarna också ska identifiera sig med värderingarna och känna en emotionell koppling till dem så är kommunikationen kring de övergripande målen viktig. Men här spelar även förtroendet för ledningen stor roll, likväl som att medarbetarna är engagerade. Engagemang kan vara knepigt – vad kommer först? Får engagemanget medarbetaren att känna för värderingarna eller får värderingarna medarbetaren att bli engagerad? Svårt att svara på men det vi vet är att chefen ofta har den absolut största påverkan. Ledarskapets betydelse går inte att underskatta, som grafen ovan visar.

För att medarbetarna ska leva upp till värderingarna är det engagemang de känner för arbetet viktigt. Men här spelar det även roll att de känner att företagets kunder får de bästa produkterna och den bästa servicen som finns på marknaden. Det handlar om att vara stolt över sitt arbete och det man levererar.

Engagemang och ledarskap är som vanligt en nyckel till framgång. Men när det gäller just värderingsarbete kan det vara bra att också ställa sig några andra frågor för att förstå hur ni effektivt kan driva ett värderingsarbete i er organisation:

• Är värderingarna tydliga? Förstår medarbetarna vad ord som ’proaktiva’, ’engagerade’ och ’innovativa’ betyder för dem i deras vardag? Vet medarbetarna vilka beteenden värderingarna bör översättas till?
• Har ni fått med er cheferna på tåget? Känner de sig trygga i de övergripande målen och i vad värderingarna betyder för deras grupp? Först då har de förutsättningarna att föra informationen vidare och göra den begriplig för sina medarbetare.
• Lever ledningen värderingarna? Och pratar de om dem? Det är svårt att få medarbetarna att göra något som inte ledningen gör och vi vet sedan innan att det finns en koppling mellan att vara välinformerad och känna förtroende för ledningen.
• Vad är det som får medarbetarna att känna att de levererar den bästa produkten och servicen hos er? Fråga dem, lyssna och ge medarbetarna förutsättningen att göra ett bra jobb de kan vara stolta över.

För att summera; att arbeta med företagskulturen är inte magi – det finns konkreta saker att göra. De exempel vi nämnt ovan är några som är viktiga generellt sett, men oftast skiljer det sig åt något mellan företag. Om du vill veta mer om vad man kan göra för att stärka er företagskultur kan du läsa vår guide Heart+Mind=Culture

Det finns ett fik i närheten där jag bor. Jag brukar egentligen undvika att gå dit eftersom deras personal antagligen är några av stans surmulnaste. Men av olika anledningar hamnar jag ändå där ibland. Häromdagen var ett sådant tillfälle. I väntan på mitt fikasällskap satt jag och observerade killen bakom disken. Han stod bakom kassan med uttråkad min, suckade högljutt åt en kund som inte kunde bestämma sig och blängde ilskt åt barnet som råkade snubbla på dörrmattan. När kunden slutligen bestämt sig och betalat ropade han irriterat ”Nästa!” för att skynda fram nästa kund i kön och inte förlora någon tid.

Jag har inte sett honom där innan och gissar att han är ganska nyanställd. Ändå verkar han redan tagit efter den tvära sinnesstämning som tycks karaktäriserar personalen. Jag tänker att det är förundrande att det kan bli så. Hur kan de gång på gång lyckas anställa personer som ogillar kunder så mycket? Men med närmare eftertanke är det kanske inte så konstigt. ”Culture eats strategy for breakfast” sa Peter Drucker och kanske är det precis det som hänt den stackars nya killen i kassan.

För som varelser är vår strävan efter att vara del i ett sammanhang stark. Vi vill passa in och ha en roll som passar ihop med andra. Nästan omärkbart, utan att vi märker det själva, anpassar vi vårt beteende till vår omgivning. Det är så vi lär oss nya saker och det är så vi överlevt genom årtusenden. Det gör kulturen till den mest effektiva verktyget för att styra andras handlande och för att styra våra organisationer. Därför kommer kultur alltid vinna över strategi om de ställs emot varandra. Så oavsett hur många gånger de byter ut personen bakom disken kommer den som står där var tvär så länge kulturen är densamma.

Som HR-personer eller som chefer vet vi egentligen detta redan. Forskning efter forskning visar att de värderingsstyrda företagen är mer lönsamma, har högre kundnöjdhet, är bättre på att samarbeta och har snabbare tillväxt. Men har vi verkligen utnyttjat den potential som finns i kulturen och har vi omsatt det vi vet till faktisk handling? Hur mycket kraft och resurser lägger vi till exempel på våra ekonomiska budgetar i jämförelse med de resurser vi lägger på vår företagskultur?

Min bild är att ambitionen är god. De flesta organisationer har ambitiösa värderingar som man tagit fram gemensamt och som man talar om kontinuerligt. Men hur närvarande är dessa i vardagen? Killen bakom disken kan mycket väl ha en chef som säger till honom attvara trevlig mot kunderna, han kan mycket väl ha varit delaktig i att ta fram ”våra värderingar” som sitter punktade på ett A3-papper på väggen i köket. Men det räcker inte att tala om kulturen, vi måste leva den. Vi gör inte som andra säger, vi gör som andra gör.

Det är inte förrän killen i kassan ser sin chef och sina kollegor vara trevlig mot kunderna som han faktiskt kommer att ta efter och kanske till och med bjuda på ett leende. Det är när hans stingslighet inte längre passar in i hans omgivning som han kommer att ändra sitt beteende.

Att göra kulturen till norm är absolut inte ett lätt jobb, speciellt inte om det finns en väl inarbetad kultur sen tidigare. Det ställer stora krav på ledarskapet i form av tålamod, konsekvent beteende, självinsikt och personlig mognad. Framförallt ställer det krav på mod. Mod att vara tydlig, att lyfta på stenar som inte vill bli lyfta på och mod att våga gå emot den befintliga kulturen. Vilket egentligen talar emot vår naturliga instinkt att anpassa oss.

Ekonomer kommer kanske rasa i förfäran, men jag är övertygad om att om vi för ett ögonblick vågar se bort från de enkla, ofarliga ekonomiska siffrorna och istället fokusera på de svåra, mjuka frågorna kommer vi att få en dubbelt så effektiv styrning av våra organisationer. Det är dags att prioritera kulturplanen framför ekonomiplanen. Gör vi det kan vi hjälpa killen i kassan att bli det lyckligaste, gladaste och sötaste av charmtroll.

Många av våra kunder är intresserade av att stämma av sina resultat från sina medarbetarundersökningar mot branschsnittet. Jag tycker att det blir mer spännande när företag siktar högre än så – att bli bland de bästa. Därför blev jag nyfiken på vad de företag som har väldigt effektiva arbetsklimat, högt engagerade och lojala medarbetare och utmärkta chefer gör rätt. För att se om det finns viktiga lärdomar att dra.

Vad skiljer de företagen som vi definierar som High Performing* jämfört med resten av företagen i vår databas? Jo, de har en bra ledning som är bra på att kommunicera, tydliga målsättningar som följs upp och en stark kultur där medarbetarna är stolta över det företaget levererar och kan driva igenom egna idéer.

De tio frågor där skillnaden mellan högpresterande företag och övriga företag är som störst är de här:

1. De har en högre hastighet i implementering av beslut
2. De har en bättre förmåga att samarbeta mellan olika enheter i företaget och få saker gjorda
3. Medarbetarna upplever att de får mer och bättre information från ledningen
4. De är bättre på att översätta de övergripande målen till individuella mål
5. Medarbetarna bedömer i större utsträckning att företagsledningen leder företaget bra
6. De har mer givande utvecklingssamtal
7. Fler medarbetare känner stolthet inför det företaget levererar och tycker att de erbjuder kunderna de bästa produkterna på marknaden
8. Medarbetarna driver och implementerar egna idéer i sina team i högre utsträckning
9. Fler känner till företagets värderingar
10. De är bättre på att följa upp och utvärdera prestationer

Det är lätt att se att många av frågorna hänger ihop – gissningsvis tycker medarbetare som är nöjda med informationen de får från ledningen också att företaget leds bättre. Och att om man har mål som är nedbrutna på individnivå är det lättare att ha ett givande utvecklingssamtal och följa upp medarbetarnas prestationer.

Jag hoppas att listan ska hjälpa er att prioritera och hitta områden att börja förbättra. Min erfarenhet av att arbeta nära några av de högpresterande företagen är att alla har olika utmaningar men de tar sina utmaningar på stort allvar och jobbar med dem fokuserat och uthålligt. Att lyckas kräver att man arbetar kontinuerligt och konsekvent på olika nivåer i företaget och är noga med att kommunicera vad man gör och varför, och följa upp att insatserna ger önskvärda effekter. Om ni vill läsa om ett företag som är duktig på att jobba med sina medarbetarrelationer kan ni ladda ner vårt case där Tele2 berättar om sitt arbete.

*High performing company = de 10 högsta procenten av företag i Netsurveys databas, baserat på Netsurveys index. Totalt ingår 195 företag i analysen (högpresterande och övriga) och baseras på data från 2012-2015.

Jag står på Drottninggatan, lite svettig i nacken, bland julbelysning och skyltfönster som bågnar av julklappstips. Jag tänker att det är en märklig tid vi lever i. Samtidigt som årets mest fridfulla högtid är i antågande finns mer oro i världen än vi upplevt på länge. Hösten har varit en ovanligt tung höst. Hatet och terrorn har flyttat fram sina positioner och med rädslan som följer i dess spår andas gammalt hat nytt syre. Många företag och privatpersoner har engagerat sig i flyktingkrisen och visat sitt stöd för de drabbade både i Trollhättan och i Paris. Men på de flesta företag och organisationer i Sverige är nog det mesta som vanligt. Samtalen kring fikabordet kan ha präglats av de många tragiska händelserna men de bleknar ganska snabbt när julen kommer dundrande.

Vi litar på att staten, FN och EU ska hantera de svåra situationerna som världen ställs inför just nu. Men det är något med den här tiden på året, med texterna i julmusiken och ljusen vi tänder, som får iallafall mig att fundera lite extra på sakernas tillstånd. Det är inte säkert att det är så enkelt. Det är inte säkert att världens utmaningar kan lösas bara av de statliga makthavarna. För jag tänker mig att det finns saker i samhällsutvecklingen som sker på andra ställen än i riksdag och regering.

Vissa skulle hävda att privata företag är nyttomaximerande väsen som i första hand ska tjäna pengar och inte ta ansvar för något annat än just det. Men de senaste decennierna har inflytande i stor utsträckning förflyttats från stater till civilsamhället och till privata aktörer. De företag vi jobbar i har fått en alltmer inflytelserik position i samhället. Borde det logiskt sett inte följas av ett visst utökat ansvar? Dessutom, är inte företag i grunden bara människor som agerar tillsammans som därmed borde kunna vara flera saker på samma gång, både kunna ge och ta om vartannat?

Många företag har redan gjort stora insatser genom att skänka pengar. Men jag tror vi kan spela en ännu mer avgörande roll än så. Nej, företag har inte någon säkerhetspolis som kan skydda oss från terrorister. Vi har inga mandat att fatta beslut om hur vi ska hantera flyktingkrisen. Inte heller fick något företag delta i att fatta slutgiltiga beslut på klimatmötet i Paris. Men vi har möjlighet att påverka något som är ännu viktigare för utvecklingen. Vi har möjlighet att påverka de normer som formar samhället och vilka attityder som ska prägla vår gemensamma vardag.

Om vi vill fortsätta att ha ett rättvist, tryggt och fritt samhälle är den kommande tiden avgörande. Vårt samhället kommer att ställas inför stora utmaningar. Framförallt när det gäller vilka synsätt som ska forma det. Därför behövs våra företags engagemang mer nu än tidigare. Vi kan se till att företagen vi jobbar i är en positiv kraft i den framtida samhällsutvecklingen. Det innebär att göra formandet av ett fritt och rättvist samhälle till en självklar del i våra företags vardag. När vi sätter upp våra policys, när vi formulerar våra företagsvärderingar, när vi rekryterar, i vårt dagliga ledarskap och bara genom vårt sätt att prata.

Vi måste fortsätta att räkna ner till jul, tända ljus och smussla med julklappar. För det lilla och det stora måste få pågå samtidigt. Och kanske behöver vi julen i år mer än någonsin. Men när julefriden och stillheten lagt sig, när maten är slut och släkten har åkt, kanske kan vi ta en stund och fundera. Kanske kan vi fundera över vad just våra organisationer kan göra. I vår vardag, här och nu och varje dag framöver. För det är i det lilla som det stora kan ske.

För en tid sedan läste jag en rapport om hur arbetsgivare och anställde såg på utbildning. Något som slog mig var att båda grupperna var rörande överens om att det bästa formatet för vidareutbildning var att lärandet integrerades i vardagen. Minns jag rätt så var detta format överlägset mest populärt, före bland annat kursgårdar, webbkurser och föreläsningar.

Nu kan det förstås vara så att jag lagt resultaten på minnet eftersom de passar så väl in med vad vi försöker göra med vår utbildningsplattform Daily Bits Of. Kortfattat så kan man säga att de som använder oss gör det för att de vill ha små doser kunskap varje dag.

Nyligen så fick jag höra om hur redovisningsbyrån Åhnberg & Partners använder våra kurser vilket gav mig helt nya tankar om fördelarna med ”on the job training”. Det visade sig nämligen att samtliga 20 medarbetare på Åhnberg & Partners valt att gå vår kurs Lycka på fullt allvar, en kurs i positiv psykologi.

Jag och vår vice Madeleine hade båda gått en rad kurser via Daily Bits Of när vi fick idén om att hela kontoret borde gå samma kurs, samtidigt. Till saken hör att vi skulle på en medarbetarkonferens inom några veckor där planen var att diskutera välmående, hur vi mår och hur vi som arbetsplats kan verka för att alla ska må ännu bättre, berättar Simon Åhnberg VD och grundare av Åhnberg & Partners.

Det som gör mig riktigt stolt är resultatet av Simon och Madeleines initiativ. Simon fortsätter:

Det som hände var att alla medarbetare kom till konferensen med en rad frågor, tankar och idéer om hälsa som i sin tur ledde till riktigt bra samtal. Tack vare kursen så kom alla väl förberedda till konferensen.

Som skapare av Daily Bits Of blir jag förstås riktigt rörd av att höra detta, samtidigt som Åhnbergs historia är ett kvitto på hur enkelt det kan vara att skapa förutsättningar för goda samtal och för lärande.

När jag pratar med våra användare (de flesta är unga, välutbildade och i början, eller mitt i karriären) så verkar det som att livet satt dem lite i en rävsax – de vill fortsätta att utvecklas och lära sig saker men tiden för att göra detta blir bara mindre och mindre. Här verkar vår tjänst passa som handen i handsken i dessa det hektiska livet som många ”young professionals” lever. Madeleine Bergqvist på Åhnberg & Partner uttrycker det fint:

När man använder Daily Bits Of så finns det inte direkt någon ursäkt till att inte lära sig något varje dag. Eftersom formatet bara kräver någon minut av mig varje dag så finns det alltid tid. Själv läser jag alltid dagens lektion på bussen på väg till jobbet.

Vill du själv gå samma kurs som Åhnberg & Partners så hittar du den här eller så kan du skriva upp dig direkt på den via formuläret nedan. Och den är alltså helt gratis.

Disclaimer: Det här är inte ett köpt eller sponsrat inlägg. Vi jobbar inte så. Däremot gillar vi vad Daily Bits gör och att deras kurser är gratis och bidrar till lärande. Sådant skall spridas och uppmuntras!

Vi är glada över att kunna presentera ännu en ny skribent hos oss – Jenny Runing Sparby!

Om Jenny:

Med passion för HR och mellanmänskliga relationer har jag ett brett perspektiv inom HR och kastar mig gärna in i nya tankebanor för att vrida och vända på en situation. På dagarna jobbar jag brett med HR-frågor och chefsstöd på Riksbyggen. På kvällar och helger lägger jag min tid hos familj och vänner. Ibland hinner jag till och med att reflektera över livet.