Förra året tog jag och mina medgrundare ett stort steg genom att ta in investeringar i Mentimeter. Det gav oss chansen att bygga ett företag, på riktigt!
Vi satte ihop ett helt nytt team och gick från en halv anställd till hela sex, på bara en vecka.
Samtidigt kom också frågorna, hur ska vi arbeta mot samma mål? Hur blir vi effektiva, och hur vet vi att vi är det? Hur får vi alla att trivas? Jag har en bakgrund som management- och förändringskonsult och tog kontakt med en gammal kollega, Philip Runsten. Han är konsult på företaget Influence samt professor på Handelshögskolan i Stockholm. Gruppdynamik, effektivitet, beteenden och mätningar är något han och Influence kan. Tillsammans med honom och Influence bröt vi ut en liten del av deras forskning och kunskap och skapade nio frågor som kan ställas på varje teammöte, naturligtvis med hjälp av Mentimeter.

Processen är både enkel och kul:

1. Man laddar in frågorna genom ett klick
2. Teamet svarar på dessa frågor under 30 sekunders tyst egen-reflektion
3. Tillsammans med gruppen analyserar ni resultatet
4. Ni bestämmer vilka actions ni ska ta till nästa avstämning

Självklart började vi använda frågorna på våra egna team-möten och effekten var större än vad vi kunde hoppas på:

• Vi kan direkt se när något är på väg åt fel håll, och åtgärderna vi måste ta blir mindre drastiska
• Alla vet när det går bra och dåligt
• Alla känner sig hörda och får vara med och påverka
• Viktiga saker som mål, likriktning och kommunikation försvinner inte iden dagliga stressen
• Vi får en regelbundenhet och utvecklar vår förmåga att reflektera i grupp

Här kan du se hur Mentimeter utveckling de senaste tre månaderna:

Minnesvärda exempel:

• Under ett veckomöte såg vi att jämställdheten i bolaget hade gått ner, vid diskussion i helgrupp var det tydligt att representationen vid externa event hade blivit obalanserad – det rättade vi till direkt.
• Under ett annat veckomöte upplevde gruppen ett sämre fokus vid viktiga möten, ur den efterföljande diskussionen kom det fram att vi just haft en intensiv vecka med många event och helgjobb så trötthet var skälet – vi bestämde att ta en gemensam långlunch på ett ställe i närheten och prata om allt utom jobb.

Verktyget finns tillgängligt för alla, för om sanningen ska fram så byggde vi det primärt för våra användare.
För oss passar det med varje vecka men det går att anpassa frekvens och frågor efter sitt eget teams förutsättningar.

Testa det här, ni kommer inte bli besvikna och det kommer göra era team ännu bättre!

Av: Niklas Ingvar

Sedan vi drog igång HR Sverige start i slutet av 2009 så är rubrikens fråga en av de som jag mottagit allra oftast från olika håll. Även om jag har haft möjligheten att sitta ned och prata med ett större antal bemanningsföretag de senaste åren i olika sammanhang och roller så har jag ändå varit sparsam gällande råd när frågan kommit upp; jag begränsas ju av mina egna upplevelser i ett på det stora taget mindre antal situationer.

Av den anledningen tycker vi på HR Sverige att det vore intressant att ta reda på vilken upplevelse ett större antal personer har av olika bemanningsföretag och vi har därför beslutat oss för att göra en undersökning. Vi har bestämt oss för att undersöka två saker; dels vilken allmän upplevelse personer har om företagens varumärke och dels vilken erfarenhet personer har av det olika bemanningsföretagens rekryteringsprocesser. Genom viral spridning hoppas och tror vi att vi kan få in data som ger en viss fingervisning gällande hur ett större antal personer tycker gällande de olika bolagen – något som jag håller betydligt mer relevant än mina egna begränsade erfarenheter gällande ämnet.

Vi har valt att begränsa undersökningen till de 15 bemanningsföretag som hade störst omsättning enligt data från Bemanningsföretagen samt egna efterforskningar på allabolag.se.

Undersökningen / röstningen pågår fram till söndagskvällen den 8:e februari (knappt tre veckor) och resultatet redovisas den 11:e februari i ett inlägg här på bloggen. Röstning kan göras en gång och sedan finns möjligheten att ändra sitt val fram till slutdatumet – ditt sista val gäller.

Foto: CC-BY flickr/Flazingo Photos

Idag är det fem år sedan det första inlägget skrevs på HR Sverige. 863 tappra unika besökare besökte oss den månaden. Det är ungefär lika många besökare vi har på en bra dag nuförtiden men vi är lika tacksamma nu som då över att ni vill läsa våra inlägg.

När vi började var blogglandskapet bland HR-bloggar något annorlunda än det nu är och det fanns ett gäng bloggare som regelbundet skrev och debatterade HR-relaterade ämnen. Idag är vi bara ett fåtal som fortfarande skriver om HR på svenska, vilket är synd! Det vore roligt med fler bloggar som täcker ämnet HR.

HR Sverige Bloggen startades som ett komplement till HR Sverige och med tanken om att ge HR en arena för lite längre texter och öppet för i princip vem som helst att skriva på. Över åren har vi haft över 50 olika skribenter som skrivit på bloggen – stort tack för att ni har velat bidra till vår blogg! Hittills har det varit en fantastisk resa och vi ser med tillförsikt fram emot kommande fem år!

Vill du inte missa vad som händer framöver? Anmäl dig till våra bloggutskick!

Foto: flickr/A♥

Stämpelklockan – den gamla gröna apparaten med papperskort som stämplade klockslag – är borta. Men funktionen finns kvar och används på alltfler arbetsplatser. I dag är det fingeravläsning och tjänster på nätet som gäller.

Dagens moderna system för tidkontroll gör mycket mer än att registrera när de anställda kommer och går. Framför allt kan medarbetarna själva se den information som finns i systemen. De kan titta på hur många semester- och sjukdagar de har, om de har flextimmar tillgodo och så vidare. De är kommunikationssystem snarare än kontrollsystem, menar leverantörerna.
Alla typer av modern tidsregistrering skickar informationen vidare till exempelvis löne- och faktureringssystem och minskar därmed behovet av administration. Ingen lönekontorist behöver längre räkna löner för hand.
Förutom tidskontroll och information till administrativa system samlar dagens ersättare för stämpelklockan också in uppgifter som kan användas till statistik och efterkalkyler.
Stefan Johansson, vd på LS-Gruppen Lönespecialisterna, urskiljer tre huvudtyper av moderna system för tidsregistrering:

• Plastkort med magnetremsa som dras genom en läsare.
• Beröringsfria kort som bara visas för en avläsare.
• Fingeravläsning som känner igen den anställdes fingeravtryck

Björn Jareblad, som är vice vd på Flex Datasystem, lägger till ytterligare en teknik:

• Instämpling med kreditkort.

Eftersom de flesta är ovilliga att låna ut sina kreditkort, och fingret inte ens är möjligt att låna ut, anses instämpling med kreditkort och fingeravtryck som säkra metoder. Även om dagens tidsregistrering inte ska ses som kontroll så finns naturligtvis även den aspekten med. Den gamla stämpelklockan med papperskort finns faktiskt fortfarande kvar på några enstaka ställen. Stefan Johansson stötte nyligen på en när han besökte en kund. Men när den går sönder finns inte några reservdelar och arbetsgivaren får hitta en ny lösning.

Nytt internetbaserat system

Företaget Bofab har förpassat den gamla stämpelklockan till sitt museum. Sedan ett par år arbetar företaget i stället med att utveckla ett nytt internetbaserat system som lanserades under 2009.
– Med tiden har användarna blivit alltmer datorkunniga. Dagens anställda är vana vid att söka information via internet. Att köpa en kartong med ett program som installeras på företaget är redan omodernt, konstaterar vd Pontus Sundberg, Bofab.

– Vårt system innebär att kunden köper en tjänst och att vi sköter den tekniska driften. Man kan säga att det på ett sätt liknar en återgång till stordatorn, säger han.
Även Flex Datasystem är inne på webbaserade system.
– Många står inför att bygga om och det kommer ett stort antal nya produkter de närmaste åren, säger Björn Jareblad. Han tror på system som till och med tar in kunderna i facebook-liknande forum.

Gränsöverskridande kommunikation

Många arbetsplatser, exempelvis städfirmor och byggen, har personal på olika platser och många medarbetare har rörliga arbetstider. Både arbetsgivaren och den anställda behöver därför kunna kontrollera att jobbet är klart och hur lång tid det tog.
– I dag kan en anställd jobba i Kuala Lumpur för en arbetsgivare i Pajala och de kommunicerar lika enkelt som om de vore på samma ställe, säger Pontus Sundberg. Han påpekar att det finns en mängd sätt att kontrollera arbetstid och kommunicera, till exempel via trådlösa modem och mobiltelefoner. Om det förr bara var vissa företag som använde sig av stämpelklockan har i dag de flesta arbetsplatser någon form av tidsregistrering med koppling till affärssystem.

Under lågkonjunkturen gäller det att hitta bra och effektiva lösningar. Det var flera år sedan vi sålde så många tidssystem under en januarimånad som i år, säger Stefan Johansson. Nattliga rapporter Sparbanken Skaraborg med huvudkontor i Skara har avdelningskontor även i Nossebro, Götene, Kvänum, Vara och Vedum. Alla anställda, utom på den nivå som inte får övertidsersättning, stämplar in och ut varje dag och dessutom för lunch med ett kort försett med magnetremsa. På natten ringer ett modem, från personaladministratör Birgith Rapps dator, upp de olika kontoren och hämtar hem de instämplade uppgifterna. När hon kommer på morgonen finns de där. Varje månad gör hon en rapport över arbetad tid. Personalen har ordinarie arbetstid mellan kl 08.00 och kl 16.12, men de kan flexa även utanför den tiden. Den som har ett minussaldo på mer än tjugo timmar får avdrag på lönen, den som har ett plussaldo på mer än hundra timmar får de pengarna utbetalda. De anställda kan inte själva gå in och titta på sina uppgifter men Birgith Rapp kan skicka meddelanden till dem genom systemet.

Stämpelkort

Kneippbyn på Gotland har öppet från mitten av maj till mitten av augusti med högsäsong under åttaveckor. Vintertid har företaget färre än 20 anställda. På sommaren är det fler än 200 på lönelistan. Alla anställda har ett stämpelkort som de sätter mot en läsare när de börjar och slutar arbetet för dagen. Korten är både stämpelkort för arbetad tid och personal-id kopplat till företagets kassasystem för personalrabatter på exempelvis lunch.

Birgitta Kojan är Kneippbyns HR- och ekonomiadministratör.
– Utanför högsäsong händer det att vi tar in personal för särskilda evenemang. Sådana anställda får inget kort med bild utan ett enklare som enbart är kopplat till lönesystemet, säger hon.
– För oss fungerar det här ganska enkla systemet bra trots att vi har så stor personalomsättning. Säsongen är för kort för alltför komplicerade och dyrbara system.

Nyckel med chip

På Lammhults Möbel stämplar alla anställda in med bricka, eller med en nyckel som innehåller ett chip. Nycklarna går till förråd och andra utrymmen som bara vissa har tillgång till. Både bricka och nyckel registrerar ankomsttiden. De som arbetar i produktionen får sin arbetsorder försedd med streckkod. De håller upp kod och bricka framför en avläsare innan de börjar arbetsmomentet. När jobbet är klart visar de på nytt upp koden och brickan så att datorn kan registrera uppgifterna.

– Tidstämpling har vi haft länge, men arbetsstämplingen är ny sedan ett och ett halvt år, säger produktionschef Bengt-Olof Sivertsson.

Informationen från arbetsstämplingen används till följesedlar och fraktsedlar och även till uppföljning av produktionen. Hur lång tid tog de olika momenten? Hur många arbetsstycken kasserades? Sådana frågor får svar genom affärssystemet. Sedan årsskiftet ingår även företaget Abstracta, som tillverkar kontorsinredningar, i Lammhults. Samma system håller på att införas även där.

Foto: flickr/Björn Sahlberg

Vi på HR Sverige önskar God Jul!

Vem gör vad i samband med neddragningar i en verksamhet? HR kan regelverket och ska stötta cheferna, men inte ta över hela ansvaret. Uppsägningssamtalet ska chefen genomföra, menar konsulterna Eva Gotthardson och Anders Kinding.

Boken Ledarrollen vid uppsägning kom ut i ny och reviderad upplaga 2010. Nu far författarna Eva Gotthardson och Anders Kinding land och rike runt och föreläser och håller kurser.

– Ledarrollen ställs på sin spets i neddragningstider. Samtidigt kan man säga att det är den bästa ledarutveckling en chef kan få. Man växer som ledare, påpekar Eva Gotthardson, som arbetar som outplacementkonsult.

Uppsägningssamtalet får man inte smita ifrån eller be HR-chefen genomföra.

I tider av neddragning står HR-avdelningens kunskaper högt i kurs. Vem kan lagar som LAS och regler i kollektivavtal, förhandlingar och turordningskretsar bättre? Ja, det skulle vara facket då.

– HR har ett stort lass att dra och det råd vi ger, om det är en större neddragningsprocess, är att utse en projektledare. Det ska helst inte vara HR-chefen själv. Det är mycket administration kring alla förhandlingar, kalla rätt människor, boka lokaler och ta fram underlag, säger Anders Kinding, konsult och chef för Utbildningshusets Stockholmskontor.

Se till att planera för framtiden

Varsel till Arbetsförmedlingen läggs tidigt enligt ett strikt regelverk. Självklart ska även arbetsgivaren använda den tiden och arbeta fram en plan för framtiden. När det blir tvärstopp som nu agerar många ledningar i panik och använder osthyvel eller går strikt efter LAS. Anders Kinding fortsätter:

– HR måste våga ställa frågor om hur planerna för framtiden ser ut. Vilken kompetens kommer organisationen att behöva? Det är ju detta hela uppsägningsprocessen handlar om, vilka vill företaget ha kvar och vilka måste gå?

Finns det alternativ till uppsägning? Permittering, pension eller frivilliga uppsägningar, där företaget väljer ut vilka som ska få sådana erbjudanden, är några. Och vad kostar olika åtgärder, i pengar och i goodwill?

Först när man har svar på alla dessa frågor drar förhandlingar om uppsägningar i gång. Cheferna ska sedan förses med information om medarbetarna och deras historia i företaget inför uppsägningssamtalen, de kanske inte känner alla lika väl.

– Många chefer har aldrig varit med om att säga upp någon, så de behöver både råd och stöd. Samla alla chefer och gå igenom det budskap som ska levereras så att alla vet vad som gäller och säger samma sak, säger Eva Gotthardson.

Anders Kinding understryker hur viktigt det är att också ha tid för lite rollspel, att faktiskt få sätta sig ned mitt emot en kollega och träna ett uppsägningssamtal.

– Självklart är alla rädda för de reaktioner som kan komma, ilska, gråt eller det som är allra värst, fast ingen tänker på det i förväg, nämligen ingen reaktion alls, ett slags chocktillstånd, säger Eva Gotthardson.

Att bli utskälld är förstås obehagligt eller att en medarbetare gråter otröstligt, men det bästa är att chefen då sitter tyst, låter reaktionerna gå över och uppträder professionellt.

Har organisationen avtal med en företagshälsovård bör den vara förvarnad och kanske till och med finnas på plats, för att kunna stötta med professionella samtal om människor reagerar väldigt starkt.

Boka uppföljningssamtal

Syftet med uppsägningssamtalet är att ge besked, ”Så här är det…”, utan att veckla in sig i alltför långa resonemang. Det ska inte ta mer än 15 – 20 minuter och avslutas med att uppsägningsbeskedet skrivs under. Boka ett uppföljningssamtal nästa dag.

Uppsägningarna lämnas till alla berörda samma dag och det ska inte vara en fredag, inte före en långhelg eller före semestern. Därefter hålls ett informationsmöte för alla som blir kvar. Vill någon uppsagd vara med är det självklart att de får det, men annars får de gå hem för dagen och komma igen till uppföljningssamtalet nästa dag. Då ges all information om vad som händer härnäst och vilket stöd som finns att få.

– Vi rekommenderar att de uppsagda lämnar arbetsplatsen inom en vecka, plockar ihop sina saker och eventuellt lämnar över pågående ärenden, om de vill det. Det är inte bra för någon att de jobbar kvar och motivationen lär knappast vara på topp, säger Eva Gotthardson.

– Däremot, påpekar Anders Kinding, ska avdelningen ordna en sedvanlig avtackning om det nu brukar vara kaffe och tårta eller något annat. Det är en viktig symbolhandling som inte får schabblas bort. Chefen ska hålla ett kort avskedstal till var och en. Det här är inte minst viktigt för dem som blir kvar, som alltid känner viss skuld för att de får stanna.

Sorgearbetet över det som hänt kan ta lite tid, chefen får vara beredd på att humöret svallar.

Se över organisationen

Men ganska snart är det dags att sätta ner foten och slå fast att alla faktiskt har ett jobb att sköta och att arbetet måste gå vidare.

Planen för verksamheten och avdelningens arbete togs ju fram på ett tidigare stadium, men nu handlar det om det praktiska.

– Det här är ett gyllene tillfälle att se över organisationen och rutinerna. Chefen ska se till att medarbetarna medverkar för att hitta nya sätt att jobba, både effektivare och bättre, säger Anders Kinding.

Under hela den här processen är chefernas närvaro viktig. I tider av oro har alla behov av starka och trygga ledare, som kan peka ut färdriktningen.

– Pokerfejs anbefalles om chefen själv tvekar och känner oro. Det är chefens roll att ingjuta mod och förtroende inför framtiden, slår Anders Kinding fast.

Checklista avvecklingsprocessen

• Utse projektledare.
• Utse förhandlingsansvarig.
• Utse informationsansvarig.
• Inled fackliga förhandlingar.
• Fatta avvecklingsbeslut.
• Genomför chefsmöten för bemanningsplanering.
• Varsel till Arbetsförmedlingen.
• Fastställ tidplan.
• Besluta om avvecklingsbudget.
• Besluta om avvecklingspolicy.
• Fastställ kommunikationsstrategi.
• Kontakta/handla upp externa resurser vid behov.
• Genomför chefsträning.
• Fastställ dag för uppsägningar.
• Fastställ detaljplan för vem som gör vad uppsägningsdagen.
• Fastställ aktivitetsplan för kvarvarande personal.

Checklista uppsägningssamtalet

• Hur ska budskapet framföras till just den här personen?
• Läs på i personakten.
• Hur tror du medarbetaren kommer att reagera? Förbered bemötande och svar på frågor som ”Varför just jag?”, ”På vilka grunder?”, ”Du har aldrig gillat mig!”, ”Kan jag bli återanställd?”.
• Överlämna skriftlig information och se till att få uppsägningsbeskedet underskrivet.
• Vad gäller för stödåtgärder för den här personen? Outplacement, förtagshälsovård, Trygghetsråd, Arbetsförmedlingen eller annat? När?
• Förbered dig emotionellt, detta är ett jobb som måste göras omsorgsfullt, professionellt och sakligt.

För ungefär en månad sedan deltog jag i Sime HR Summit som hade både bra och dåliga stunder. De bra stunderna var när HR-personer fick prata och de sämre när icke-HR-personer fick utrymme. Det senare kändes emellanåt som en lång reklampaus. Men nog om det.

I ett av seminarierna lyftes diskussionen om rekrytering och om kanske någon annan än en rekryterare ska rekrytera. Man menade att det gällde att se potentialen i människor och menade på fullaste allvar, inför en församling bestående av mer eller mindre enbart HR-personer att i princip vem som helt skulle kunna sköta rekrytering bättre än utbildade rekryterare.

Liknande tongångar gavs också, som vi tidigare skrivit om, utrymme i den andra stora HR-bloggen i Sverige. Där pådyvlades vi att magen, tvärtemot all forskning på området, ska få styra hur vi rekryterar.

Det här är på inga sätt en ny debatt. Den återkommer dessvärre med jämna mellanrum och jag blir lika ledsen varje gång. Ledsen för att vi inte kommit längre i att stärka vår position på arbetsmarknaden och ledsen för att den forskning och kunskap som finns på området inte tas på allvar.

För när det kommer till kritan så ifrågasätter få till exempel en läkares kompetens. Vi förlitar oss idag på att när vi går till doktorn så baserar hen sina beslut utifrån en utbildning som i sin tur bygger på välgrundad forskning. Visst finns det människor som går till healers och andra kvasi-läkare men den stora majoriteten av oss föredrar ändå en läkare som är välutbildad och behandlar oss i enligt med den senaste forskningen på området.

Likadant är det med broingenjören. Få tycker det är en god idé att bygga en bro på känsla. Jag skulle själv inte tycka att det vore roligt att vara först över en bro som byggts på ”att det här känns bra så det blir nog bra” eller ”jag har ju varit med och burit sten till ett par broar nu och det här med broar är något jag dessutom använt väldigt länge så det kan jag”. Men precis så här är det många som ser på området rekrytering. Ett område där forskning blir underordnat känsla och en uppfattning om att det här är något som man kan, bara man tillexempel har varit chef ett tag eller bara upplever sig själv ha god människokännedom.

Så hur ändrar vi på den bilden? Hur tillför vi en yrkesstolthet till de som faktiskt är utbildade och kompetenta inom området rekrytering?

Det har tidigare diskuterats att vi ska inför en legitimation eller certifiering av HR. Det skulle kunna vara en väg och att du i och med en fullföljd personalvetarutbildning automatiskt blir legitimerad. Men jag tror ändå inte att det är rätt väg att gå även om tanken på att du inte ska få kalla dig rekryterare utan en gedigen utbildning i vissa avseenden är en intressant tanke. Jag tror rätt väg är att våga stå upp för sin utbildning och hålla på sina ideal. Att stå upp för den kompetens som studier inom det personalvetenskapliga området innebär, både på en macro- och en mikronivå.

Mikronivån är då upp till oss som individer att påverka. Att i det dagliga arbetet med chefer och medarbetare inte förringa eller glömma bort kunskapen vi förvärvat och att inte förringa den. Helt enkelt med vänlig men bestämd hand ta kontroll över området HR med allt vad det innebär.

På makronivå måste vi, anser jag, driva en starkare opinion och ta en tydligare ställning för det vetenskapliga delarna av vårt yrke. Och om det ovan är upp till individen hoppas jag att HR Sverige kan spela en allt större roll i att skapa och driva opinion i framtiden.

Hur tycker du vi ska påverka bilden av oss personalvetare?