Författare: Annelie Berntsson

Som chef är man en förebild, det är lite som man brukar säga ’barn gör inte som man säger, barn gör som man gör’. Jag skulle vilja påstå att det samma gäller för relationen mellan chef och anställda. Anställda gör inte som chefen säger, de gör som chefen gör.

De senaste tio åren har arbetslivet förändrats radikalt. Vi har inte bara mail att ta hänsyn till, vi finns på sociala medier, vi har videokonferenser, vi har hela livet i vår smartphone. Många har samma telefon privat som på jobbet. Kort och gott, vi har vant oss vid att alltid vara tillgängliga. Vi har vant oss vid att alltid vara uppkopplade, vi har vant oss vid att andra har förväntningar om att de alltid kan nå oss.

Är det sunt då? Ger det bättre resultat för våra organisationer? Jag tror att det är oerhört viktigt att vi tänker efter här, vad det sänder för signaler i våra organisationer. Om vi vill ha produktiva anställda som håller ett helt arbetsliv så måste vi prata om det här. Det är ingen slump att stress är den vanligaste orsaken till sjukskrivning, eller att stressrelaterad sjukskrivning på två år har ökat med 73%. Jag behöver inte ens tala om hur dyrt detta är för våra organisationer, siffrorna talar för sig själv.

Hjärnan är en väldigt konstruktion som. Den hänger inte med i dagens utveckling. Hjärnan behöver återhämtning för att fungera som den ska.

Vilka signaler sänder då en chef som mailar sent på kvällen (på natten, eller semestern). Jo den chefen sänder signaler om att det är ok att alltid vara tillgänglig. Och ni vet vad jag sa, barn gör inte som man säger… Sin tillgänglighet ska man även fundera över om man svarar på mail mitt i möten eller mitt i arbete. Man är med andra ord inte närvarande i de samtal man har och man tappar fokus på det man utför, man blir ineffektiv och kanske tappar även resultat kvalité. Hur ska en chef som inte mår bra kunna leda och utveckla sina anställda på ett bra sätt?

Dom flesta förväntningarna sätter man på sig själv även om det känns som att de kommer utifrån. Hur många gånger är det faktiskt någon har sagt till dig rakt ut att de förväntar sig något av dig? Och hur många gånger är det du som tror att någon annan förväntar sig något av dig? 50 % av stressen kommer från den egna upplevelsen. Det är så att säga inte själva problemet som är problemet, utan hur man ser på problemet. Och visst är det lättare att ändra på sina egna tankar än de objektiva förutsättningarna i sig?

Så kanske kan det vara dags att sätta ner foten och diskutera några saker på arbetsplatsen? Här är tips på några frågor som kan komma väl till pass:
– Ska vi lämna mobilen på arbetet?
– Ska vi ha e-mail tider när vi kan förvänta oss att få svar på våra mail?
– Ska vi blocka tid i kalendern för ’arbetstid’ när vi inte besvarar mail eller svarar i telefon?
– Kan vi ha en jourtelefon om det krävs att någon alltid kan besvara eventuella akuta frågor?
– Kan vi ta hjälp av företagshälsovården eller annan konsult/föreläsare för att utbilda om stresshantering, mindfulness, mental träning och dyl.
– Vad händer om jag inte svarar på mailet omgående eller i telefon? (De flesta av oss arbetar trots allt inte med hjärnkirurgi, utan oftast handlar det om att hantera andras förväntningar.).

Mångfaldpolicy. Ibland tänker jag, behöver vi ens ha en?
Är det inte självklart att alla människor är lika värda, att alla har samma möjligheter, att man bedöms efter vad man levererar och inte efter hur man ser ut? För mig är det så. För mig är det självklart. Men så öppnar jag ögonen och ser att det kan omöjligt vara självklart för alla andra.

Om det vore självklart för alla andra så undrar jag, varför;
– finns det fler Johan är kvinnor på VD poster i börsnoterade företag?
– tjänar kvinnor 87% av männens lön?
– är det fler kvinnor än män som är sjukskrivna på grund av psykosocial ohälsa?
– vabbar kvinnor mer än män?
– har vi en mängd högutbildade invandrare som kör taxi?
– är ungdomsarbetslösheten hög och varför tycker personer över 55 år att det inte är någon idé att byta jobb?
kan inte Kalle gå till jobbet i kjol?
– är det fler kvinnor än män som arbetar deltid och varför är det fler kvinnor än män som har visstidsanställningar?
– förekommer följande kommentarer när en kvinna ska vara föräldraledig; ’vem är pappan’ eller ’jag visste inte ens att hon var gravid’.

Hur ska vi någonsin kunna uppnå jämställdhet när det finns chefer som gör allt för att motverka det? Nyligen berättade en vän till mig som också arbetar med HR att hennes kompis som ville vara pappaledigt i sex månader fick höra av sin chef att han kunde se sig om efter ett nytt jobb när han kom tillbaks. En annan vän berättade om män som kommit tillbaka till arbetet efter pappaledighet och sett sig själv få kliva ner ett steg på stegen.

Vad lär vi nästa generation när vi fortfarande visar diskriminering öppet i ett direktsänt familjeunderhållningsprogram som Bingolotto?

Mångfald bidrar till fler perspektiv. Genom att lyssna för att förstår och genom att diskutera olika synsätt lär vi oss och utvecklar både oss själva och företaget mer. Mångfald skapar kreativitet! Vi kan inte vänta på att någon annan ska styra upp allt – utan var och en måste göra sitt för att släppa murar, fördomar och öppna upp sig själv och lyssna för att förstå. Dialog istället för argumentation. Och när vi rekryterar måste vi våga välja annorlunda, se vilken bit som saknas istället för att rekrytera någon som liknar oss själva. Och om en kvinna ska vara föräldraledig så kan det bero på en mängd olika saker, till exempel; man kanske är tillsammans med en gravid kvinna, ska adoptera eller har en surrogatmamma. Hon måste inte vara gravid.

Vad har du för tankar och erfarenheter om mångfald? Och hur ska vi minska diskriminering och bli mer jämställda?

Okej, så det handlar inte om att hitta ett jobb utan vi vill ju gärna hitta rätt jobb. Det är sannerligen inte lätt att veta hur man passar in och hur det kommer att bli, innan man har börjat. Det heter ju att man vet vad man har, men inte vad man får. Men om du är i karriärsvängen, du har ett jobb idag och har råd att vara kräsen. Då finns det några knep på vägen som brukar funka för mig.

1.  Fundera över hur du skulle vilja ha det. Visualisera hur arbetsplatsen där du skulle vilja stanna en längre tid, ser ut.
2. Om du är öppen med att du söker jobb, kan du göra dig tillgänglig på Linkedin och andra sociala medier genom att dela med dig av att du söker efter nya utmaningar. Var noga med att din Linkedinprofil speglar dig själv så som du vill arbeta, på så vis kan du öppna upp för att intressanta jobberbjudanden kommer till dig via kontakter. Berätta vad du söker efter.
3. Läs platsannonser, men var kräsen. Hur skrivs annonsen? Det kanske innehåller rätt arbetsuppgifter, men hur låter det som att organisationskulturen är? Är det hierarskiskt, eller platt? Är det ett självgående jobb eller förväntas du rätta in dig i ledet? Är det ett jobb där du får utveckla, eller ett där du ska förvalta? Finns allt på plats, eller ska du skapa dina egna ramar? Fundera på vad du vill, och om det är rätt för dig.
4. Ta reda på mer om organisationskulturen. Vad står det i artiklar, googla arbetsgivaren, vad står det på hemsidan, känner du någon som jobbar eller har jobbat där? Leta, fråga, läs. Jag brukar exemeplvis titta mycket på vision och värderingar, men framför allt – verkar de som jobbar där tycka om att gå till jobbet? Eller är det mest där för att de behöver ett jobb? Ett jobb, eller DET jobbet.
5. Ta reda på vem chefen är. I dagens samhälle går det faktiskt oftast lättare än vad det låter. Det finns många sätt att göra det på, kolla in vad personen gjort tidigare på linkedin. Finns personen på facebook? Har chefen en blogg eller förekommer i artiklar? Hur verkar personen? Absolut bäst är det såklart om du känner någon som jobbar me eller har jobbat med chefen tidigare. En annan möjlighet är att höra med det kollektivavtalade facket, i vissa organisationer har man ett nära samarbete. För mig är det här med vem man har som chef kanske den mest avgörande faktorn, eftersom den påverkar vilket stöd jag har och hur jag kan utföra mitt arbete. Om jag träffar blivande kollegor vid en intervju, ställer jag ofta frågor om hur chefen arbetar. Jag lyssnar inte bara på svaren utan även på det som inte sägs, hur är känslan under intervjuerna? Känns det som att det är en atmosfär du skulle vilja jobba i, med ett bemötande som du skulle vilja ha?
6. Tänk omvänt. Det är inte bara dem som ska rekrytera dig och du som ska vara tacksam för att få ett jobb. Det är även du som ska välja dem och de som ska vara tacksamma för att du vill jobba hos dem. Så om du rekryterar en arbetsgivare, tänk då som en arbetsgivare. Gör reasearch, ställ frågor och ta referenser!

Och till sist, var kräsen och ha is i magen. Förr eller senare så finns drömjobbet där framför näsan.

Jag är själv igång med att byta jobb och har just slutat på mitt förra jobb för att snart börja på mitt nya. Under de sista månaderna har jag därför funderat extra mycket på vad som händer när man slutar på ett jobb.

Anledningen till att personer byter arbete är givetvis många och varierande. Man kan byta upp sig i karriären, sluta på ett vikariat, bli uppsagd på grund av arbetsbrist etcetera.
Många tappar i slutet av sin anställningstid motivation, vilket märks på den anställde bland annat genom att omgivningen upplever slarv, extra många fel, minskad produktivitet, bitterhet eller liknande. Det gör givetvis arbetsgivaren mindre positivt inställd och det är synd, eftersom det oftast är de senaste månaderna som ligger färskt i minne och också det intryck som ofta består (kan vara bra att komma ihåg omvänt, vid löneförhandling då det kan vara något att dra nytta av..).
Således är det bättre att avsluta på ett snyggt sätt, med samma goda kvalite som tidigare levererats. Även om den anställde har säkrat toppjobbet, finns inget som säger att man inte vill ha en bra referens i framtiden. Kontakter och nätverk är idag kanske viktigare än de nånsin varit, med sociala medier så lättillgängliga att använda i jobbsyfte. Ett bra sätt att hålla motivationen på topp kan vara (om man har ekonomisk möjlighet) att ta en vecka ledigt emellan, för att bearbeta det som varit och ladda upp inför det nya arbetet. Risken om man laddar upp för det nya för tidigt, är givetvis att man kan tappa motivation på sitt gamla arbete..

Det finns även saker att tänka på för en arbetsgivare i slutet på en anställning. Även där är det viktigt att avsluta på ett snyggt sätt. Även om man tappat en anställd så finns det vinster att göra på att avsluta snyggt:
1. Den anställde kanske återvänder till organisationen senare i livet om den har en god inställning till organisationen.
2. Jag hörde en gång att negativ kritik sprider sig 11 gånger snabbare än positiv kritik. Huruvida siffran exakt stämmer, vet jag inte. Men hur som hellst, som arbetsgivare har man inte råd med att andra pratar illa om en. Kanske har den tidigare anställde kontakter som kan vara framtida potentiella arbetstagare? I en tid som svänger om från arbetsgivarens marknad till arbetstagarens marknad, och där yngre förmågor allt högre prioriterar en god organisationskultur blir det extra viktigt.
3. Ta vara på avslutet, håll avslutssamtal. Jag upplever att personer ofta är ärligare när de vet att de ska sluta. På så vis kan man lära sig om anledingen till sin personalomsättning. Kanske finns det något som man vill ändra på? Här kan det vara en god idé att någon objektiv person gör intervjun, och inte närmsta chefen. På så vis får man fram så mycket information som möjligt vid avslutssamtalet.

Vad är din erfarenhet?

Det är svårt att skapa en organisation med framgång och det finns mycket forskning om ämnen kring organisationspsykologi som motivationsteorier eller förändringsledning. Under min utbilning och yrkeskarriär har jag samlat på mig några tankar kring vad jag tror leder till framgång, dela gärna med er av era erfarenheter och tankar.

Organisationskultur
– Säg inte bara, utan lev, högt i tak. Låt medarbetare bidra med tankar, feedback och ideér.
– Det är ok att misslyckas. Se misslyckande som ett sätt att lära och bli bättre.
– Skapa en arbetsplats där man känner glädje, det ger motivation och engagemang.
– Satsa på teambuildande insatser och jobba i grupp. Om man gillar varandra så ställer man upp för varandra och det resulterar i bättre resultat för organisationen.
– Ge feedback till varandra, positiv som negativ. Hjälp varandra att utvecklas, lyssna på varandra och acceptera olikheter. Diskutera saker.
– Uppmuntra initiativ
– Ska en organisation där man delar med sig av kunskap istället för att hålla hårt i det man har. Utvecklas som individer och organisation.Var en lärande organisation.

Ledarskap
– Skapa delaktighet i beslutsprocessen. Diskutera och lyssna på de anställda. Men chefen är den som måste fatta beslutet och sedan stå för det. Genom delaktighet får man personalen med sig.
– Var närvarande. Ofta hör jag anställda som säger att deras chef inte vet vad det gör. Att synas är ett grundläggande behov. Det finns forskning som visar att bli sedd (på grund av något dåligt eller bra) ökar produktiviteten.
– Ge feeback, positiv och negativ. Ge den konstruktivt, förklara varför och hur inte bara vad. Arbeta övervägande med positiv förstärkning.
– Fokusera på mjuka delar för att uppfylla hårda delar. Se de anställda, lyssna på dem, hantera problem som uppstår, undanröj hinder, diskutera.
– Delegera. Många chefer har faktiskt svårt för det. det innebär även att delegera ansvar för arbetsuppgiften och befogenhet. Annars blir utförandet svårt. Arbeta istället med uppföljning och fokusera på att utveckla för att bli bättre.
– Respektera och behandla alla lika. Se olikheter som en styrka och möjlighet att se olika perspektiv.
– Var rak och tydlig, fråga för att försäkra dig om att alla ha samma bild.

Kommunikation
– Det heter ju tala till bönder på bönders vis. Fundera på målgrupp innan du väljer angreppssätt. Om du ska genomföra något vill exempelvis en ekonom att du har koll på kostnader och vinster, så angrip ur den vinkeln.
– Transparens! Låt andra veta det du vet, ju fler hjärnor desto bättre resultat. Dessutom leder det till att man känner delaktighet och engagemang.
– Tala klarspråk. Använd inte fackuttryck om du inte är säker på att alla förstår.
– Dialog före monolog.
– Vilken kanal ska du använda? Möte, mellan fyra ögon, e-mail eller intranät?
– Informera hellre ofta om än lite, så undviker du falska ryktesspridningar. Vid förändringar är människor oroliga och behöver prata, hantera detta istället för att hindra att felaktig information sprids.

Stresshantering
– I en tid när vi varje dag läser om ökad stress och arbetsbelastning är det o så viktigt att vår personal håller sig frisk. Skapa ett klimat där man lämnar jobbet på jobbet. Säg det itne bara, gör det. Föregå med gott exempel och hantera anställda som agerar felaktigt. E-mail läser vi på jobbet, punkt. Om man inte är utvilad när man väl är på jobbet, gör vi inget bra jobb.
– Somliga behöver mer hjälp en andra med att prioritera. En hjälp för att sortera bland arbetsuppgifter kan vara 4D modellen; Don’t, Delegate, Delay, Do.
– Släpp saker som du inte kan påverka nu, hantera det när du har möjlighet att göra något åt det istället. Ta ledigt i din hjärna. Ibland hjälper det att skriva ner tankarna.
– Om du har FLOW jobba klart och lämna sedan, lämnar man mitt i flow när det känns bra så tappar man ofta effektivitet men får också ofta en känsla av att man lämnade mitt i som hänger över en när man är hemma.
– Sätt mailtider och stäng av alla ljud på inkommande mail. Oerhört stressande att hela tiden bli avbruten i sitt arbete av inkommande mail, dessutom tappar man massor av koncentration och producerar därav mindre vilket leder till tidsbrist och stress…
– Hitta livsbalans, jobbet är en del – men det måste finnas andra delar också. Träning är bra och gör än mer stresstålig och friskare. Genomför friskvårdsinsatser!

Vad har du för tips och trix?

Hulken är stark. Stålmannen har lasersyn och kan flyga. Chefer förväntas kunna se alla, leva upp till allas krav och ha tid över för all administration. Är det rimligt?

Ofta hör man från medarbetare att deras chef inte ser dem, deras chef är aldrig där eller deras chef vet inte vad de gör. Många upplever det som viktigt att chefen ser dem, ger feedback och finns tillgänglig vid behov. I vissa fall förväntas chefen även kunna trolla med knäna, samt vara bättre experter än medarbetarna.

Ledningen förväntar sig att cheferna levererar resultat, håller budget, expanderar – eller i alla fall driver verksamheten framåt. Det förväntas se till att verksamheten går bättre än förra året. De förväntas ta tag i analkande konflikter, lösa rehabfall, ha koll på en hel hög lagar och hinna med administration och dokumentation. Det ställs allt högre krav på att snabbt lära sig ny teknik, hänga med och använda ett IT system för varje uppföljning.

Däremellan ska mailen läsas, det ska svaras i telefon, springas på möten och såväl medarbetare och chef förväntar sig att chefer finns tillgängliga nästan jämt. Uppenbarligen förväntas chefer ha svar på det mesta och kunna fatta beslut på stående fot, nästan, eftersom det inte finns någon tid för reflektion.

Jag har träffat många chefer som med andan i halsen springer mellan möten, som har dåligt samvete för att man inte räcker till, som svarar på mail såväl kvällar och helger som semestrar. Jag har träffat chefer som inte hinner se sina anställda, motivera dem och leda verksamheten för att de sitter fast i administration och uppföljningar. Chefer som känner av stress på en ohälsosam nivå och ofta blir kritiserade både uppifrån och nedifrån. Där de sitter som i ett skruvstäd och ingen är nöjd.

Är det rimliga krav vi ställer på våra chefer? Har de ens en ärlig chans att faktiskt vara bra chefer? Att leva upp till de högt ställda kraven? Och vad händer egentligen när organisationerna skär ner på den administrativa personalen? Jo administrationen läggs på cheferna och cheferna får mindre tid att i verksamheten möta personalen. Och göra det som chefer ska göra, vara ledare. För vilket pris då? Ett marginellt ökat resultat? Vem mår hälsosamt bra av det? (Ingen kanske du tänker och att det inte spelar någon roll. Men det gör det för i längden leder det till ohälsa och ohälsa kostar pengar). Och chefer är ju förebilder och vi gör ju som andra gör och inte som de säger. Så om chefen sänder ut ohälsosamma signaler – vad är det medarbetaren uppfattar och hur påverkar det deras produktivitet?

Hur tycker du att en sund chefsroll i en sund organisation bör se ut?