4891100234_55e48c2eed_o

Det bästa rekryteringssystemet

Under större delen av mitt yrkesverksamma liv har jag befunnit mig inom rekryteringsbranschen. En kort tid som operativ rekryteringskonsult men merparten av tiden  i olika roller som utvecklare (någon som bygger IT-system/programmerar).

Väldigt kortfattat kan man säga att rekrytering är det arbete som görs för att se till att en organisation har rätt bemanning. Såväl i numerär som i kompetenshänseende. Ett lika kort svar kan vara att det handlar om attraktion, urval, förvaltning och avveckling av en organisations mänskliga resurser.

För HR-rollen så innebär varje steg sina utmaningar. För att lyckas över tid är min övertygelse att man måste ha en helhetssyn. Alla delar samverkar och påverkar varandra. Alla delar kan hanteras internt inom organisation men kan också lejas ut till externa aktörer. Oavsett om dagens trend är outsourcing eller insourcing så bör HR som funktion äga hela frågan och ha en tydlig vision om hur delarna fogas samman i den egna organisationen.

Min avsikt här är att skrapa lite på ytan till det första steget, attraktion, men känner mig tvungen att ge ämnet och mitt inlägg en kontext. Huruvida man gör urval kompetensbaserat med arbetsprov och olika typer av tester eller med “magkänsla” är en rekryteringsfråga. Hur man behandlar redan anställd personal och de som av olika skäl lämnar organisationen är också det. De delarna är inte mindre viktiga men kommer att utelämnas för den här gången.

Annons – kö – administration

För hundra år sedan sätter en organisation in en annons i tidningen. Sömmerskor sökes! Dagen efter ringlar sig kön lång utanför och HR-avdelningen (som alldeles säkert inte hette så då) skrider till verket med att administrera ett högst konkret inflöde av kandidater.

För femtio år sedan slås portarna upp i Volvos nybyggda fabrik i Torslanda och en annons sätts in i tidningen. Processingenjörer sökes! Efter ett par veckors tid är postfacken fyllda. HR-avdelningen (som nu kanske heter personalavdelning?) börjar det omfattande arbetet med att administrera ansökningshandlingar.

Idag publicerar ett nystartat svenskt dataspels-företag en annons någonstans på internet. VFX Artist sökes! Dessvärre finns det bara 23 personer med rätt kompetens och erfarenhet just nu i Sverige och alla 23 har redan utmanande, välbetalda jobb på trivsamma arbetsplatser. HR-avdelningen har ett problem. Det är dock allt annat än administrativt.

Tidsperspektivet är inte det viktiga här. Vad jag försöker illustrera är att tillgången på ett visst kompetensslag påverkar karaktären på det arbete som krävs av HR-rollen och vilka verktyg man använder sig  av. Beroende på vilken kompetens som söks och hur marknaden för den kompetensen ser ut behöver man göra olika saker. Om inflödet av kandidater är stort så behöver man antingen betala en extern aktör (rekryterings-/bemanningsföretag) för att hantera de administrativa delarna eller ha en bra digital hantering och tillräckligt med personalresurser i den egna organisationen. Om inflödet är litet kan man också betala en extern aktör (search-/headhuntingföretag) eller avdela egna resurser för att arbeta strukterat med kartläggning och införsäljning mot de kandidater som finns. Ett bra digitalt stöd krävs också här.

Verkligheten är oftast inte så här svart eller vit. På HR-rollen åläggs kanske att rekrytera till några tjänster där det är relativt god tillgång på kompetens och några roller som kanske är lite svårare. Min uppfattning är ändå att man i HR-rollen bör ha en tydlig uppfattning om vilka utmaningarna är i attraktionsfasen av rekryteringsarbetet. Om jag väljer en extern aktör. Har de då resurserna att hantera t ex 200 truckförare på ett halvårs tid? Vet min motpart vad som står i ett CV för någon som är lämplig att beräkna partikeldynamik i en 3D-miljö?

Och när det gäller verktyg. Kan jag i mitt digitala stödsystem klara av stora volymer av ansökningar? Finns det möjlighet att arbeta strukturerat med långsiktig kartläggning av en relativt liten kompetenspool? Vilken världsbild och vilka antaganden om vad rekrytering är har legat till grund för dem som byggt systemet? Köper du ett ansökningshanteringssystem (ATS – Applicant Tracking System) när organisationen inte får några ansökningar? Eller försöker du hantera tusentals ansökningar med ett system byggt för att passa en headhunter?

Dessa frågor kan först besvara när du har en bra bild av vilka utmaningar din organisation ställs inför. Det är ytterst också en fråga om hur man betraktar sitt eget arbete. Bör jag vara den som kavlar upp ärmarna eller kan jag betala mig fri från arbetet?

Hur blir jag attraktiv som arbetsgivare?

Jag har argumenterat för att tillgång till kompetens präglar attraktionsfasen i rekryteringsarbetet. Tillgången kan vara stor eller liten. Efterfrågan då? Hur arbetar jag med den? Vilka utmaningar finns där?

Om du och jag erbjuder anställning till någon och du betalar dubbelt så hög lön som jag gör, allt annat lika. Då tror jag att du kommer att vara det mer attraktiva valet. Lön och ersättningar, hårda som mjukare, är kanske den mest uppenbara variabeln att ändra för att försöka påverka efterfrågan. Men att erbjuda dubbelt så hög lön som konkurrenterna kommer antagligen inte få organisationens ägare/uppdragsgivare att jubla.

Det har tidigare här på bloggen, ett flertal gånger, argumenterats för att HR måste finnas på sociala medier. Vad jag tolkar att man menar då är i en ambition att försöka påverka efterfrågan på den egna organisationen. Kanske genom att projicera en bild av att man är en trevlig arbetsplats och kanske mer indirekt att man är modern. Sociala medier är fantastiskt men det är ingen silverkula. Den som tror att en gilla-knapp på rätt ställe kommer att betyda skillnaden mellan framgång eller inte förstår inte utmaningen. Sociala medier är en kanal som kräver arbete för att bli relevant. Du lägger din egen arbetstid eller betalar någon för att göra det. Min fasta övertygelse är också att det aldrig kan vara en engångsinsats eller yta. En satsning i sociala medier kräver uthållighet och genuitet. Den måste vara djupt förankrad i organisation, ha rätt mandat, vara autentisk och långsiktig.

Ett rekryteringssystem kan innehålla delar som underlättar detta arbete (t ex Facebook-integration, karriärsajt osv) men frågan du måste ställa dig är om det kommer att påverka inflödet. Har det avsedd effekt? Och har du uthålligheten för att arbeta med det över tid? Alternativt budgetutrymme för att någon annan sköter det?

Egentligen går det bra att se allt HR-arbete som en del i rekryteringsarbetets attraktionsdel. Vad har organisationen för policy i olika frågor? Vilka utvecklingsmöjligheter finns? Hur förhåller vi oss till de juridiska ramverk som finns? Alla klassiska HR-frågor. Om ordet på gatan är att organisationen du företräder är trevlig kommer efterfrågan att öka. Vilka delar av detta som exponeras påverkas av vilket systemval du gör.

På samma sätt som en marknadsavdelning, en reklammakare eller PR-konsult tvingas förhålla sig till vad det är för produkt, tjänst eller idé som skall säljas. På samma sätt menar jag att HR måste bestämma sig för hur attraktiviteten i arbetsgivarvarumärket skall plockas fram. Om du får en begränsad påse pengar. Lägger du den på en friskvårdssatsning eller på en häftig video som visar hur ballt det är på ert kontor? Båda kan påverka rekryteringsarbetet men på olika sätt.

Min ingång

Frågan dyker titt som tätt upp i sociala medier om det finns någon som kan rekommendera ett bra rekryteringssystem. Det här är det långa svaret som aldrig skrivs. Jag försöker inte att ge några direkta svar utan mest lyfta, vad jag anser vara, intressanta dimensioner på ett komplext ämne. Utan att veta något om dig och din organisation går det inte att svara på vad som är ett bra rekryteringssystem. Alla system är byggda utifrån olika världsbilder och hjälper dig att lösa olika delar av det mångfacetterade arbete som rekrytering är.

Om du är intresserad av hur vi på Ponty ser på rekrytering och vilka antaganden som har präglat byggandet av vårt system är du välkommen höra av dig.

Share with your friends










Submit

One Response to “Det bästa rekryteringssystemet”

  1. studentnode skriver:

    Bra inlägg!
    Det är verkligen mycket jobb för HR personalen när det gäller att framstå som attraktiva arbetsgivare, det är inte bara word of mouth man kan förlita sig på utan mycket krafter från t.ex. sociala medier som du nämner.
    Tack för inspiration!
    Ha en trevlig midsommarhelg!

Kommentera

Missa inga lediga jobb inom HR & Personal!

Great Place to Work - Sveriges bästa arbetsplatser