Vilket HR-system är bäst? Billigast? Vilken leverantör är bäst på att förstå våra behov? Vi behöver ett nytt HR-system – men hur?

Det är inte ovanligt att man börjar med dessa frågor när behoven av förändring uppstår. ”OK, våra HR-processer skulle funka bättre med ett annat system. Och för just de här HR-processerna har vi inget systemstöd alls idag! Men vilket av alla system är bäst på HR, då? Och vilka system finns på marknaden?”

Det är frestande att börja med det konkreta (”systemet”). Men – vad händer om du inte vet svaret på frågan ”Varför och varthän”?

Utan målorientering kan det bli som i boken ”Alice i underlandet” – du vet, scenen där Alice frågar Cheshire-katten åt vilket håll hon ska gå. Det beror på vart du ska, svarar katten. Om du inte vet vart du ska, då spelar det egentligen ingen roll åt vilket håll du går.

Detta är sant också när det gäller upphandling av HR-system. Alice blev lite förtrytsamt förnärmad över kattens svar och det blir kanske du också. Men det bästa HR-systemet får du för din verksamhet om du vet vad du ska använda det till, vilka processer du vill stödja och vilka effekter du vill uppnå!

Du bör också fråga:

– Vad behöver vi? Varför? I vilken omfattning?
– Vad fungerar inte bra idag? Hinder och kvalitetsproblem?
– Vilka processer är berörda? Rekrytering, kompetens, lön, löneöversyn. LAS…?
– Vilka är våra framtida behov? Hur ser nuläget ur? Vad vill vi uppnå med ett nytt system? Målbild? Effekter?

Du behöver säkert komplettera med dessa:

– Ska vi drifta och underhålla systemet i egen regi? Vi har kanske egen IT-avdelning eller så har vi outsourcat drift och IT helt eller delvis.
– Ska vi köpa viss del av hanteringen av leverantören (ex bearbetningar, underhåll, uppdateringar, leveranser till annan extern part osv)
– I vilken omfattning har vi egen systemförvaltarkompetens?
– I vilken omfattning har vi behov av anpassningar?

Om du är osäker på vem du ska ställa dem till, så fråga dig var behovet har uppstått. Vem har formulerat eller var i organisationen har kraven signalerats? Eller har du sett behoven och påbörjat tankearbetet?

Cheshire-katten kunde ge Alice vägledning genom att peka på var hon befann sig. Och vad hon behövde för att fatta nästa beslut. Om du befinner dig i samma situation som Alice, rekommenderar jag att du tar hjälp av någon med kunskap och erfarenhet att vägleda. Till exempel en konsult.

Konsulten kan vägleda dig och din organisation genom processen att tydliggöra på vilket sätt ett nytt HR-system kan bidra i din verksamhet och vilka krav du därmed bör ställa. På så vis ger du leverantörerna på marknaden en god chans att matcha det du efterfrågar!

Bild: CC-BY flickr/alex roberts