Vem gör vad i samband med neddragningar i en verksamhet? HR kan regelverket och ska stötta cheferna, men inte ta över hela ansvaret. Uppsägningssamtalet ska chefen genomföra, menar konsulterna Eva Gotthardson och Anders Kinding.

 

Boken Ledarrollen vid uppsägning kom ut i ny och reviderad upplaga 2010. Nu far författarna Eva Gotthardson och Anders Kinding land och rike runt och föreläser och håller kurser.

– Ledarrollen ställs på sin spets i neddragningstider. Samtidigt kan man säga att det är den bästa ledarutveckling en chef kan få. Man växer som ledare, påpekar Eva Gotthardson, som arbetar som outplacementkonsult.

Uppsägningssamtalet får man inte smita ifrån eller be HR-chefen genomföra.

I tider av neddragning står HR-avdelningens kunskaper högt i kurs. Vem kan lagar som LAS och regler i kollektivavtal, förhandlingar och turordningskretsar bättre? Ja, det skulle vara facket då.

– HR har ett stort lass att dra och det råd vi ger, om det är en större neddragningsprocess, är att utse en projektledare. Det ska helst inte vara HR-chefen själv. Det är mycket administration kring alla förhandlingar, kalla rätt människor, boka lokaler och ta fram underlag, säger Anders Kinding, konsult och chef för Utbildningshusets Stockholmskontor.

Se till att planera för framtiden

Varsel till Arbetsförmedlingen läggs tidigt enligt ett strikt regelverk. Självklart ska även arbetsgivaren använda den tiden och arbeta fram en plan för framtiden. När det blir tvärstopp som nu agerar många ledningar i panik och använder osthyvel eller går strikt efter LAS. Anders Kinding fortsätter:

– HR måste våga ställa frågor om hur planerna för framtiden ser ut. Vilken kompetens kommer organisationen att behöva? Det är ju detta hela uppsägningsprocessen handlar om, vilka vill företaget ha kvar och vilka måste gå?

Finns det alternativ till uppsägning? Permittering, pension eller frivilliga uppsägningar, där företaget väljer ut vilka som ska få sådana erbjudanden, är några. Och vad kostar olika åtgärder, i pengar och i goodwill?

Först när man har svar på alla dessa frågor drar förhandlingar om uppsägningar i gång. Cheferna ska sedan förses med information om medarbetarna och deras historia i företaget inför uppsägningssamtalen, de kanske inte känner alla lika väl.

– Många chefer har aldrig varit med om att säga upp någon, så de behöver både råd och stöd. Samla alla chefer och gå igenom det budskap som ska levereras så att alla vet vad som gäller och säger samma sak, säger Eva Gotthardson.

Anders Kinding understryker hur viktigt det är att också ha tid för lite rollspel, att faktiskt få sätta sig ned mitt emot en kollega och träna ett uppsägningssamtal.

– Självklart är alla rädda för de reaktioner som kan komma, ilska, gråt eller det som är allra värst, fast ingen tänker på det i förväg, nämligen ingen reaktion alls, ett slags chocktillstånd, säger Eva Gotthardson.

Att bli utskälld är förstås obehagligt eller att en medarbetare gråter otröstligt, men det bästa är att chefen då sitter tyst, låter reaktionerna gå över och uppträder professionellt.

Har organisationen avtal med en företagshälsovård bör den vara förvarnad och kanske till och med finnas på plats, för att kunna stötta med professionella samtal om människor reagerar väldigt starkt.

 

Boka uppföljningssamtal

Syftet med uppsägningssamtalet är att ge besked, ”Så här är det…”, utan att veckla in sig i alltför långa resonemang. Det ska inte ta mer än 15 – 20 minuter och avslutas med att uppsägningsbeskedet skrivs under. Boka ett uppföljningssamtal nästa dag.

Uppsägningarna lämnas till alla berörda samma dag och det ska inte vara en fredag, inte före en långhelg eller före semestern. Därefter hålls ett informationsmöte för alla som blir kvar. Vill någon uppsagd vara med är det självklart att de får det, men annars får de gå hem för dagen och komma igen till uppföljningssamtalet nästa dag. Då ges all information om vad som händer härnäst och vilket stöd som finns att få.

– Vi rekommenderar att de uppsagda lämnar arbetsplatsen inom en vecka, plockar ihop sina saker och eventuellt lämnar över pågående ärenden, om de vill det. Det är inte bra för någon att de jobbar kvar och motivationen lär knappast vara på topp, säger Eva Gotthardson.

– Däremot, påpekar Anders Kinding, ska avdelningen ordna en sedvanlig avtackning om det nu brukar vara kaffe och tårta eller något annat. Det är en viktig symbolhandling som inte får schabblas bort. Chefen ska hålla ett kort avskedstal till var och en. Det här är inte minst viktigt för dem som blir kvar, som alltid känner viss skuld för att de får stanna.

Sorgearbetet över det som hänt kan ta lite tid, chefen får vara beredd på att humöret svallar.

 

Se över organisationen

Men ganska snart är det dags att sätta ner foten och slå fast att alla faktiskt har ett jobb att sköta och att arbetet måste gå vidare.

Planen för verksamheten och avdelningens arbete togs ju fram på ett tidigare stadium, men nu handlar det om det praktiska.

– Det här är ett gyllene tillfälle att se över organisationen och rutinerna. Chefen ska se till att medarbetarna medverkar för att hitta nya sätt att jobba, både effektivare och bättre, säger Anders Kinding.

Under hela den här processen är chefernas närvaro viktig. I tider av oro har alla behov av starka och trygga ledare, som kan peka ut färdriktningen.

– Pokerfejs anbefalles om chefen själv tvekar och känner oro. Det är chefens roll att ingjuta mod och förtroende inför framtiden, slår Anders Kinding fast.

 

Checklista avvecklingsprocessen

  • Utse projektledare.
  • Utse förhandlingsansvarig.
  • Utse informationsansvarig.
  • Inled fackliga förhandlingar.
  • Fatta avvecklingsbeslut.
  • Genomför chefsmöten för bemanningsplanering.
  • Varsel till Arbetsförmedlingen.
  • Fastställ tidplan.
  • Besluta om avvecklingsbudget.
  • Besluta om avvecklingspolicy.
  • Fastställ kommunikationsstrategi.
  • Kontakta/handla upp externa resurser vid behov.
  • Genomför chefsträning.
  • Fastställ dag för uppsägningar.
  • Fastställ detaljplan för vem som gör vad uppsägningsdagen.
  • Fastställ aktivitetsplan för kvarvarande personal.

 

Checklista uppsägningssamtalet

  • Hur ska budskapet framföras till just den här personen?
  • Läs på i personakten.
  • Hur tror du medarbetaren kommer att reagera? Förbered bemötande och svar på frågor som ”Varför just jag?”, ”På vilka grunder?”, ”Du har aldrig gillat mig!”, ”Kan jag bli återanställd?”.
  • Överlämna skriftlig information och se till att få uppsägningsbeskedet underskrivet.
  • Vad gäller för stödåtgärder för den här personen? Outplacement, förtagshälsovård, Trygghetsråd, Arbetsförmedlingen eller annat? När?
  • Förbered dig emotionellt, detta är ett jobb som måste göras omsorgsfullt, professionellt och sakligt.