Jag har nu haft den stora glädjen att arbeta som HR chef på ett nytt företag i snart ett halvår. Jag  kan nu inte säga att  jag varken kan eller vet allt för så kaxig är jag inte. Däremot har jag naturligtvis observerat analyserat och funderat över min nya omgivning. Företaget är verkligen en härlig koloss som bubblar och sjuder av liv. Här finns människor med kreativitet, skaparkraft och stolthet över att vara just här. Det finns även mycket möten.

Möten kan ju vara fantastiska, nödvändiga, konstruktiva, informativa och alldeles, alldeles för många…

Det är något jag funderar på när min kalender fylls upp. Jag har redan varit trippelbokad vid ett par tillfällen. Det har aldrig förut hänt mig i mitt yrkesliv innan jag kom hit. Det säger mig något. Det gör oss i vissa aspekter oflexibla och uppstyrda. Rätt svårt att vara spontant eller lägga sin tid på det man egentligen skulle behöva när det är en kalender som är fylld redan.

Det kanske måste vara så här för att verksamheten vi gör kräver det av oss, det är för tidigt för mig att säga. Men jag vet att det finns massor av exempel på företag, organisationer och människor som valt att styra bort från möteskulturen. Eller slutat att tävla i den besynnerliga tävlingen ”den som har mest mail i inkorgen när man dör vinner”. Några som skrivit en bok om det här med att göra saker istället för att sitta på möten och prata om att göra saker var President Bill Clintons valkampanjsgrupp från 1992 som utgick från principen ”winners do, losers meet”. Det är en princip jag själv gillar riktigt mycket, och ja ni vet ju hur det gick i den kampanjen.

– Vad gör vi då åt detta?
Här tror jag HR har en del att tillföra till våra organisationer.Vi bör börja med att vara goda exempel och styra oss själva mot att minska antalet mötet, först kanske genom att dra ner på tiden till 45 eller kanske 30 minuter istället för 1 timme som jag ser är så vanligt att man gör av ren slentrian. Sen kanske vissa möten inte behöver hållas lika ofta? Lägg för jösse namn inte möten kant i kant med andra möten det måste vara luft emellan för att ta sig till och från ställen och rensa skallen. Vissa möten kan du testa att hålla stående då blir dom kortare. Andra möten kan hållas under promenader så slår man både ett slag för vardagsmotionen och får något gjort samtidigt.

Det borde dessutom vara en självklarhet att aldrig komma in i ett möte oförberedd. Och du har du testat att sluta gå på vissa möten!!! ska du inte göra något där på mötet som tar dig eller ditt arbete framåt, tacka nej och se vad som händer. Dog du av informationsbrist? jag tror inte det…

Kan vi också vara mer noga med att inte samma människor går på flera möten som handlar om samma sak så har vi sparat mycket tid. Är vi tydlig i vilken typ av möte vi ska ha?

  • Ska vi bara informera? skicka ett mail kanske räcker då.
  • Ska vi istället besluta om något – skicka ut underlag innan och bjud in dom beslutsmässiga personerna.
  • Ska vi vara kreativa och tänka ut nytt – var då noga med upplägg och workshopsformalia för att vara effektiv.
  • Ska vi ha trevligt och teambuilda? – bra – var bara tydlig med det med.

Jag är så klart inte världens bästa på att hålla möten även om jag slänger ur mig massa pekpinnar här men jag är inte den sämsta heller. Jag känner själv att jag uppnått ett mervärde varje gång jag kan hålla ett möte kortare än planerat. Jag har även ställt in min kalender på 45 minuters möten istället för 60 som standard.  Det blir många glada ansikten både från kollegor och leverantörer man möter när man säger nu är vi färdiga och man har en kvart extra till sitt förfogande. Det är lite av en HR-sport jag håller på med MMM = minska mina möten. Kan kanske bli en ny OS gren framöver.

– Känner du igen dig i min vardag?
Du kan ju börja vända trenden idag bara genom att ifrågasätta vissa möten du blir bjuden till, dra ner på antalet möten du håller själv och korta av dom du bokar upp.

Gör det bara! behövs inget möte för att komma fram till det.

Väl mött

/Gabriella Ekström

”Winners do. Losers meet”
James Carville & Paul Begala’s