Medarbetarna kan inte läsa chefens tankar

Gisela Jönsson — Thu, 14 Apr 2011 06:05:49 +0000

I all sin enkelhet tycker jag att det här är en av de bästa texter om management jag läst. Den är skriven av Justin Kan som startade ett företag, utan att någonsin ha haft ett “vanligt jobb” själv innan för övrigt, och delger hans insikter från att ha varit chef. Framförallt insikter genom att göra fel.Det som talade till mig, förutom att den är klarsynt och så enkel att följa, är att den pratar om precis det som i alla fall jag upplever som det vanligaste problemet på arbetsplatser. Om jag har varit missnöjd med mina chefer någon gång så har det handlat om detta, och när andra människor ibland klagar över något jobbigt på sina jobb till mig så är det om detta: chefer som först är otydliga, sen ska in och detaljstyra.

Det han beskriver är en slags management by telepathy, typ, där chefen istället för att formulera sina önskemål tydligt, tar för givet att medarbetarna förstår vad hen vill ha. Sen när medarbetarna inte gör som chefen tänkt hoppar hen in och känner sig tvungen att detaljstyra eftersom medarbetarna “inte fattar”.

Kan beskriver (min fetstil):

Vague problem definition: ”Create an automated test suite for the website.”
Employee defines it in some way that we didn’t actually have in mind: ”Create an extensible, Selenium based framework for performing every action a user can on the site.”
Employee works on that for a while, sometimes months, without feedback: ”I’m making great progress!”
Manager checks on progress, has a ”wtf” [what the fuck] moment: ”Wait, I just wanted something that pinged five URLs and checked for 500s.”
Massive micromanagement ensues: ”OK, clearly you don’t understand what we’re doing; I’m going to have to take over.”
Massive employee disenchantment: ”WTF just happened?”

Han tydliggör att klart formulerade riktlinjer, och ett tydligt syfte faktiskt kan låta självständighet och kreativitet blomma.

In previous eras, we had asked ourselves why employees weren’t coming up with ideas that were in line with things we wanted to do. It turns out it was because we weren’t explaining what we wanted to do. When we started doing so, our best ideas started coming from people who weren’t the founders.

Att få otydliga instruktioner och lämnas vind för våg, för att sedan inse att det egentligen var något specifikt som avsågs och att man i förhållande till detta gjort “fel” – det är inte kul. Man målar upp en illusion av att egna initiativ är välkomna men krossar den snabbt. Det är ett recept för utbrända eller apatiska medarbetare. Och det blir en ond spiral.

Otydlighet leder till att medarbetare inte vet hur de ska prioritera och kanske jobbar med “fel” saker, vilket leder till att chefen tycker att hen måste detaljstyra och medarbetare känner sig överkörda och att vad de jobbat med är meningslöst. Men om medarbetarna förstår visionen, har tydliga ramar (som kan vara mer eller mindre på detaljnivå beroende på jobb & medarbetare, förstås) och kontinuerlig feedback, kommer de göra rätt saker, och antagligen lösa problemen snabbare och smartare än vad du själv kunnat göra!

Det jag hämtar ur den här texten är också att förmågan att tydligt kunna formulera och förmedla inte vad men varför något ska göras är något av det viktigaste en chef måste kunna. Kanske inte alltid svenskarnas nationalsport, det här med att tydligt förklara vad man vill, faktiskt.

Relaterade inlägg:

Effektivisera mera med sociala medier

Johan Wigmo — Tue, 26 Jan 2010 06:15:48 +0000

Sociala medier. Framtiden eller ett buzzword som vi börjar tröttna på? För gemene man kan det fortfarande verka ganska rörigt men något som är sant är i alla fall att det är stort, väldigt stort. Enligt Alexa är Facebook och YouTube två av de fyra största webbplatserna i Sverige och självklart är det här något som intresserar företag, det finns pengar att tjäna.

Oftast när man pratar om sociala medier och företag fokuserar man på den externa användningen, hur man kan förbättra kundrelationer och marknadsföra sina varumärken. Använder du det på rätt sätt är det självklart ett effektivt ”verktyg” för att bättra på din goodwill. I de flesta fallen bör det dock bara ses som ett komplement till den lite mer traditionella marknadsföringen, men om ett par år kan det vara tvärtom.

All den här fokusen på hur man kan hitta nya kunder har gjort att den interna användningen av sociala medier har hamnat lite i skymundan. Eftersom jag är en informationslogistiker (och verksamhetsutvecklare) intresserar jag mig nog lite extra för just den biten. Jag tror att det framförallt är två områden som sociala medier kan påverka internt: kommunikation och kunskap.

Internkommunikation med sociala medier

Mail är helt klart en av de största tidstjuvarna, så tänk er en organisation där alla interna mail är bannlysta. När man skriver mail lägger man gärna ner extra tid på att formulera sig ”korrekt” vilket egentligen är onödigt, mottagaren förstår budskapet även om det finns ett stavfel eller två. Istället kan man utnyttja kraften i korta meddelanden, a la Twitter. Korta meddelanden = mindre tidsåtgång.

Det kan bli en ganska stora omställning, att hela tiden få meddelanden som kanske inte alls berör en själv. Egentligen gäller samma sak åt andra hållet, att skicka meddelanden till en person som du vet att alla på företaget kan läsa. Jag tror att det är en vanesak och att företag i det långa loppet kommer tjäna på det här, alla på företaget vet hela tiden vad som är på gång.

Om vi vill ta det ett steg längre så kan hela intranätet bytas ut mot något som liknar ett socialt nätverk, ett internt Facebook. Alla nyheter finns samlat på förstasidan, i form av korta meddelanden, och större projekt kan diskuteras i grupper. Det här är ingen framtidsdröm utan finns redan i form av till exempel Yammer som bland annat används av Adobe, AMD och Fox.

Kunskapsinsamling med sociala medier

Det viktigaste som finns inom ett företag är kunskap, men det är också det svåraste att ta tillvara på. Nyckelpersoner är farligt, skulle han/hon sluta så förlorar företaget viktiga erfarenheter. Man pratar ofta om vikten av dokumentation, och det är faktiskt viktigt. Väldigt viktigt. Därför måste givetvis alla i företaget hjälpas åt att dokumentera allt som behöver sparas, erfarenheter med andra ord.

För det här ändamålet tror jag riktigt starkt på att en wiki är det bästa verktyget. Säger man wiki så tänker nog de flesta på Wikipedia, även om inte wiki = Wikipedia så är det en bra referenspunkt. Wikipedia är världens största uppslagsverk, kollaborativt skapat av många människor. Idag finns det 250 olika språkversioner och totalt över tolv miljoner artiklar.

En wiki, ett internt Wikipedia om ni så vill, skulle alltså kunna bli en kunskapsdatabas som företagets alla medarbetare tillsammans skapar och underhåller. Tips på hur olika uppgifter kan utföras på bästa sätt, erfarenhet från olika kunder och så vidare. Helt enkelt ett Wikipedia som enbart fokuserar på just företagets bransch. Webbhotellet Binero är ett företag som förstått det här och använder en wiki som en typ av kundsupport, artiklarna innehåller lösningar på olika problem som kan uppstå. Den största delen av innehållet står Binero för men även kunder är välkomna att ändra och lägga till artiklar.

Så, sociala medier är alltså något bra?

Kort svar: Ja.

Längre svar: Självklart, men alla företag kanske inte är redo än och omställningen kommer ta lite tid. Om ett par år så kommer det finnas tonvis med lyckade case som beskriver hur sociala medier både har förändrat sättet att arbeta men även förändrat det magiska ”ROI:et” positivt. Det företag måste bestämma är om de vill vänta eller vara med och leda utvecklingen.