beach

Här bestämmer alla sina egna förmåner

AstraZeneca arbetar med ett väl utvecklat system för förmåner. För drygt fem år sedan infördes ”Flexibla förmåner” för de 12 000 anställda i Sverige.

Anders HagströmAnders Hagström är Benefit Manager på AstraZeneca. Han var med och tog fram förmånssystemet som har blivit en stor framgång.

– Det började med att vi ville förbättra ledarskapet inom företaget och bland annat lätta upp regler för arbetstider och arbetsformer. Vi hade redan infört ett system med självvalda arbetstider i produktionen, vilket är ovanligt inom industrin. Samtidigt började vi titta på hur vi kunde synliggöra våra förmåner.

– Syftet var inte minst att säkerställa att vi har rätt personal, att de som jobbar hos oss tycker att vi är en bra arbetsgivare och att vi kan rekrytera rätt inför framtiden.

Det första steget var att göra två undersökningar för att få en bild av hur hela förmånspaketet såg ut och hur det upplevdes. Först gjorde AstraZeneca en intern undersökning bland alla anställda, som gav en del intressanta resultat. De anställda hade en väldigt diffus bild av vilka förmåner som fanns. Bland annat fanns de som tyckte att vissa förmåner var bra, fast de inte hade dem.

Bättre än andra

– Dessutom gjorde vi en extern undersökning, där vi tillfrågade 35 konkurrerande företag, för att få en jämförelse när det gällde förmåner, berättar Anders Hagström.

Alla svarade och som tack fick de ta del av undersökningsresultatet. Det visade sig att AstraZenecas förmånspaket var minst lika bra och i vissa delar bättre än vad andra hade.

Undersökningarna gav underlag för vilka förmåner som var bra och vad man kunde komplettera med. Resultatet blev att erbjuda ett brett program, som var enkelt och synligt. Inte bara enkelt att förstå för de anställda, utan också enkelt att administrera.

Varje medarbetare fick ett individuellt förmånskonto, som kan nås via en dator, på jobbet eller hemifrån. Alla har en egen sida, som kallas för Mitt Val, där ens förmåner finns presenterade och de olika förmåner som man kan välja framgår. På sidan gör medarbetaren sina val själv. På så sätt har man effektiviserat administrationen och samtidigt ökat utnyttjandegraden.

Med det nya verktyget kan medarbetarna tydligt se vad varje förmån innebär i detalj. Tidigare redovisades till exempel pensionsavdraget som en post på lönespecifikationen, men inte vad man fick för de 200 kronor som drogs från lönen. Nu står det exakt hur mycket man sparat och vilken pension man kommer att få.

Lönespecifikationen finns i dag bara elektroniskt, men å andra sidan finns den tillgänglig cirka tre dagar tidigare än förut. På sidan framgår också hur många semesterdagar man har tagit ut och hur många man har kvar.

De vanligaste förmånerna som de anställda väljer är hemdator, gruppförsäkring och sjukvårdsförsäkring.

Sjukvårdsförsäkring

En viktig bit man tittade över, lyfte fram och förbättrade var sjukvårdsförsäkringen. Det fanns en bra försäkring tidigare, men efter att det nya databaserade systemet infördes har antalet försäkringar tredubblats de här åren.

En annan stor sak var att man kom överens med Fora om att de kollektivanslutna erbjöds att göra sitt pensionsval genom det nya verktyget. När man tidigare hade anordnat informationsträffar om pensionsval kom kanske 80 personer på dessa träffar. Trots att det var under arbetstid utan löneavdrag. När det nya verktyget lanserades var 1 800 besökare inne redan första månaden.

 Köp och sälj din semester

AstraZenecas anställda har i grunden minst 32 semesterdagar, i och med att man tagit bort veckoarbetstidsförkortning såsom fem-timmarsdagar. I stället för 25 semesterdagar arbetar man alltid hela veckor, men kompenseras med en extra semestervecka.

Vissa anställda kan också välja bort övertidsersättning och i stället få fem ytterligare extra semesterdagar, det vill säga 37 dagar totalt.

Dessutom har alla anställda på Astra- Zeneca en individuell bonus som är prestationsbaserad. Bonusen kan tas ut som lön, pension eller i semesterdagar. Upp till fem extra semesterdagar kan tas ut per år. Alternativt kan man ”sälja” sina semesterdagar, ta ut pengarna eller lägga dem till kompletterande pension.

Tillsammans med övertidsersättningen kan många, (men inte alla) på så sätt få ut 42 semesterdagar per år.

– Det här är ett bra system för att hantera tjänstledighet, berättar Anders Hagström. De anställda får själva bestämma över de dagar han vill vara tjänstledig, det behövs inga ansökningar, godkännande och prövningar, ansvaret vilar helt på den anställda.

 Kvalitet viktigt

Det har visat sig vara vikigt, inte bara för AstraZeneca, utan också för de anställda, att de förmåner som finns är kvalitetssäkrade. Ett exempel är de hushållsnära tjänster som numera blivit allt vanligare att man vill ta del av. I den interna undersökningen framhöll många att de ville att den som kommer hem och städar har bra arbetsvillkor. Därför har kvalitetskraven varit avgörande för Astra- Zeneca när man valt leverantörer till de olika tjänsterna man erbjuder. Innan skatteavdraget infördes var det ett 30-tal som valde tjänsten, i dag är det cirka 150.

– Produkterna ska vara enkla att förstå och de ska vända sig till en bred grupp, egentligen alla anställda, säger Anders Hagström. Då får ett verktyg av det här slaget bäst genomslagskraft.

Kommunikation

De primära skälen till att införa systemet var att tydliggöra anställningsvillkor och förmåner. Sedan kom enkelheten och att de anställda själva kunde bestämma och sköta hanteringen. Det fjärde benet blev att kommunicera detta till medarbetarna. Information och kommunikation är avgörande och det databaserade verktyget räcker inte, anser Anders Hagström.

– Undersökningen vi gjorde visade att vi kommunicerat vad vi hade att erbjuda dåligt. Det har förändrats betydligt med det nya verktyget. Men vi har förstått att vi måste hålla informationen igång kontinuerligt. Som ett led i detta informerar vi nu två gånger per år, i maj och i december om vilka nya förmåner som finns. I samband med det bjuder vi in leverantörerna som får tillfälle att komma till AstraZeneca i Södertälje och presentera sina tjänster utanför personalmatsalen.

Fler utnyttjar mer

Man kan tro att detta har minskat administrationen av löner och förmåner, i och med att medarbetarna själva sköter hanteringen genom datasystemet, men det är inte hela sanningen. Mycket av de rutinmässiga arbetsuppgifterna har försvunnit, samtidigt har utnyttjandet av förmånerna ökat betydligt.

– 97 procent av alla medarbetarna har använt verktyget, berättar Anders Hagström. 35 000 beställningar har kommit under fem år. Det är något vi inte hade kunna hantera på traditionellt sätt. Och hade inte verktyget funnits hade det aldrig blivit så många beställningar. Det visar sig att de anställda uppskattar flexibiliteten och innehållet i förmånspaketet bättre nu än vad man gjorde innan systemet infördes.

– Ekonomiskt är det naturligtvis plus, även om det är svårt att utvärdera, konstaterar Anders Hagström. Det är endast en person som arbetar administrativt på halvtid med systemet, samtidigt kostar det en del att upprätthålla systemet med licensavgifter och liknande. Eftersom lönespecifikationerna bara finns elektroniskt, sparar vi en hel del porto varje månad. Men den stora vinsten ligger i att vi blir en attraktivare arbetsgivare, får nöjdare personal, som förhoppningsvis presterar bättre.

– Det stora jobbet med ett sådant här projekt är att hålla det levande. Man måste var uthållig annars lyckas man inte, och det tycker jag att vi har gjort, avslutar Anders Hagström.

Flexibla Förmåner

  • Ett förmånspaket med individuellt valbara förmåner. Du bestämmer själv de förmånsalternativ som passar dig bäst.
  • Ett förmånspaket som är tillgängligt för samtliga medarbetare.
  • Ett paket som innehåller kvalitetssäkrade förmåner, det vill säga produkter och tjänster, noggrant utvalda av specialister inom Astra Zeneca efter ett upphandlingsförfarande.
  • Du köper förmåner för din lön, kontanta bonus eller extra semesterdagar.
  • Du får ett eget webbaserat förmånskonto ”Mitt Val” i vilket du löpande kan överblicka och göra dina förmånsval.

AstraZenecas policy för löner och villkor:

  • Individuella och marknadsanpassade löner.
  • Resultatbonus för samtliga anställda.
  • Attraktiva och flexibla arbetstider.
  • Familjevänlig policy i samband med föräldraledighet.
  • Marknadsmässiga pensionsvillkor och attraktiva frivilliga gruppförsäkringar.

Foto: CC-BY flickr/jessiefish

Share with your friends










Submit
Personalaktuellt

Det här är en artikel som tidigare publicerats i tidningen Personalaktuellt.

One Response to “Här bestämmer alla sina egna förmåner”

  1. […] Skrivet 11 mars 2015 av Personalaktuellt […]

Kommentera

Great Place to Work - Sveriges bästa arbetsplatser

Missa inga lediga jobb inom HR & Personal!