4135680365_ae69b3bb5c_o

Är stämpelklockan tillbaka?

Stämpelklockan – den gamla gröna apparaten med papperskort som stämplade klockslag – är borta. Men funktionen finns kvar och används på alltfler arbetsplatser. I dag är det fingeravläsning och tjänster på nätet som gäller.

Dagens moderna system för tidkontroll gör mycket mer än att registrera när de anställda kommer och går. Framför allt kan medarbetarna själva se den information som finns i systemen. De kan titta på hur många semester- och sjukdagar de har, om de har flextimmar tillgodo och så vidare. De är kommunikationssystem snarare än kontrollsystem, menar leverantörerna.
Alla typer av modern tidsregistrering skickar informationen vidare till exempelvis löne- och faktureringssystem och minskar därmed behovet av administration. Ingen lönekontorist behöver längre räkna löner för hand.
Förutom tidskontroll och information till administrativa system samlar dagens ersättare för stämpelklockan också in uppgifter som kan användas till statistik och efterkalkyler.
Stefan Johansson, vd på LS-Gruppen Lönespecialisterna, urskiljer tre huvudtyper av moderna system för tidsregistrering:

  • Plastkort med magnetremsa som dras genom en läsare.
  • Beröringsfria kort som bara visas för en avläsare.
  • Fingeravläsning som känner igen den anställdes fingeravtryck

Björn Jareblad, som är vice vd på Flex Datasystem, lägger till ytterligare en teknik:

  • Instämpling med kreditkort.

Eftersom de flesta är ovilliga att låna ut sina kreditkort, och fingret inte ens är möjligt att låna ut, anses instämpling med kreditkort och fingeravtryck som säkra metoder. Även om dagens tidsregistrering inte ska ses som kontroll så finns naturligtvis även den aspekten med. Den gamla stämpelklockan med papperskort finns faktiskt fortfarande kvar på några enstaka ställen. Stefan Johansson stötte nyligen på en när han besökte en kund. Men när den går sönder finns inte några reservdelar och arbetsgivaren får hitta en ny lösning.

Nytt internetbaserat system

Företaget Bofab har förpassat den gamla stämpelklockan till sitt museum. Sedan ett par år arbetar företaget i stället med att utveckla ett nytt internetbaserat system som lanserades under 2009.
– Med tiden har användarna blivit alltmer datorkunniga. Dagens anställda är vana vid att söka information via internet. Att köpa en kartong med ett program som installeras på företaget är redan omodernt, konstaterar vd Pontus Sundberg, Bofab.

– Vårt system innebär att kunden köper en tjänst och att vi sköter den tekniska driften. Man kan säga att det på ett sätt liknar en återgång till stordatorn, säger han.
Även Flex Datasystem är inne på webbaserade system.
– Många står inför att bygga om och det kommer ett stort antal nya produkter de närmaste åren, säger Björn Jareblad. Han tror på system som till och med tar in kunderna i facebook-liknande forum.

Gränsöverskridande kommunikation

Många arbetsplatser, exempelvis städfirmor och byggen, har personal på olika platser och många medarbetare har rörliga arbetstider. Både arbetsgivaren och den anställda behöver därför kunna kontrollera att jobbet är klart och hur lång tid det tog.
– I dag kan en anställd jobba i Kuala Lumpur för en arbetsgivare i Pajala och de kommunicerar lika enkelt som om de vore på samma ställe, säger Pontus Sundberg. Han påpekar att det finns en mängd sätt att kontrollera arbetstid och kommunicera, till exempel via trådlösa modem och mobiltelefoner. Om det förr bara var vissa företag som använde sig av stämpelklockan har i dag de flesta arbetsplatser någon form av tidsregistrering med koppling till affärssystem.

Under lågkonjunkturen gäller det att hitta bra och effektiva lösningar. Det var flera år sedan vi sålde så många tidssystem under en januarimånad som i år, säger Stefan Johansson. Nattliga rapporter Sparbanken Skaraborg med huvudkontor i Skara har avdelningskontor även i Nossebro, Götene, Kvänum, Vara och Vedum. Alla anställda, utom på den nivå som inte får övertidsersättning, stämplar in och ut varje dag och dessutom för lunch med ett kort försett med magnetremsa. På natten ringer ett modem, från personaladministratör Birgith Rapps dator, upp de olika kontoren och hämtar hem de instämplade uppgifterna. När hon kommer på morgonen finns de där. Varje månad gör hon en rapport över arbetad tid. Personalen har ordinarie arbetstid mellan kl 08.00 och kl 16.12, men de kan flexa även utanför den tiden. Den som har ett minussaldo på mer än tjugo timmar får avdrag på lönen, den som har ett plussaldo på mer än hundra timmar får de pengarna utbetalda. De anställda kan inte själva gå in och titta på sina uppgifter men Birgith Rapp kan skicka meddelanden till dem genom systemet.

Stämpelkort

Kneippbyn på Gotland har öppet från mitten av maj till mitten av augusti med högsäsong under åttaveckor. Vintertid har företaget färre än 20 anställda. På sommaren är det fler än 200 på lönelistan. Alla anställda har ett stämpelkort som de sätter mot en läsare när de börjar och slutar arbetet för dagen. Korten är både stämpelkort för arbetad tid och personal-id kopplat till företagets kassasystem för personalrabatter på exempelvis lunch.

Birgitta Kojan är Kneippbyns HR- och ekonomiadministratör.
– Utanför högsäsong händer det att vi tar in personal för särskilda evenemang. Sådana anställda får inget kort med bild utan ett enklare som enbart är kopplat till lönesystemet, säger hon.
– För oss fungerar det här ganska enkla systemet bra trots att vi har så stor personalomsättning. Säsongen är för kort för alltför komplicerade och dyrbara system.

Nyckel med chip

På Lammhults Möbel stämplar alla anställda in med bricka, eller med en nyckel som innehåller ett chip. Nycklarna går till förråd och andra utrymmen som bara vissa har tillgång till. Både bricka och nyckel registrerar ankomsttiden. De som arbetar i produktionen får sin arbetsorder försedd med streckkod. De håller upp kod och bricka framför en avläsare innan de börjar arbetsmomentet. När jobbet är klart visar de på nytt upp koden och brickan så att datorn kan registrera uppgifterna.

– Tidstämpling har vi haft länge, men arbetsstämplingen är ny sedan ett och ett halvt år, säger produktionschef Bengt-Olof Sivertsson.

Informationen från arbetsstämplingen används till följesedlar och fraktsedlar och även till uppföljning av produktionen. Hur lång tid tog de olika momenten? Hur många arbetsstycken kasserades? Sådana frågor får svar genom affärssystemet. Sedan årsskiftet ingår även företaget Abstracta, som tillverkar kontorsinredningar, i Lammhults. Samma system håller på att införas även där.

Foto: flickr/Björn Sahlberg

Share with your friends










Submit
Personalaktuellt

Det här är en artikel som tidigare publicerats i tidningen Personalaktuellt.

One Response to “Är stämpelklockan tillbaka?”

  1. Henrik Trolle skriver:

    Jag håller verkligen med om att stämpelklockan har fått en comeback i digital form.

    Men det är mer än bara beräkning av lön till de anställda. Den kan användas för att möjliggöra både ökad produktivitet och reducerade kostader.

    Digitala klockor och tidsrapporteringssystem faller inom kategorin Workforce Management (WFM).

    Se den korta videointervju med professor Flemming Poulfelt från Copenhagen Business School, som förklarar hur WFM kan skapa varaktigt resultat: http://www.mark-info.se/news-events/artiklar/Workforce-Management_en-lagt-hangande-frukt-for-okad-produktivitet.asp

    Henrik Trolle,
    Mark Information

Kommentera

Missa inga lediga jobb inom HR & Personal!

Great Place to Work - Sveriges bästa arbetsplatser