HR plus Excel

Lär dig excel

När jag i mitt förra inlägg sammanfattade några bra-att-ha insikter för HR-personer fastnade jag faktiskt på en av punkterna. Närmare bestämt den tredje. Den som jag tydligen inte kunde klämma ihop på några meningar utan som uppenbarligen kräver ett helt eget inlägg. Den punkt som bara blev ett kort påstående – Lär dig excel.

För några veckor sedan var jag på HR-konferens (eller egentligen inte, för det var en okonferens – HRunconf – och den kanske jag kan berätta mer om en annan gång) och vid ett par tillfällen pratade vi om vikten av och utmaningen med att mäta det vi gör på HR. Trots att det inte är helt enkelt, i vissas mening stört omöjligt, behöver vi göra det ändå. Dels för att säkerställa att de insatser vi lägger pengar på får den effekt vi önskar men också för att kunna övertyga en ledningsgrupp om vikten av att satsa på personalen.

Och om sanningen ska fram har jag personligen svårt att hitta driv och motivation om jag inte ser kopplingen till sista raden. Rent krasst – varför ska jag hålla på med sånt som inte leder till ett bättre resultat.

Ibland kan den där kopplingen vara mer eller mindre svår att identifiera men då gäller det att gräva ännu djupare eller gräva på ett annat ställe. Ibland kan kopplingen vara glasklar för mig eller oss på HR-avdelningen men inte alls lika tydlig för de som jobbar i driften och då gäller det att hitta sätt att tydliggöra det. Excel är då ett underbart verktyg att använda, för det kan göra mycket, inte bara skapa fina underlag att använda i en lönerevision eller hålla koll på sjukfrånvarostatistik. Man kan, med livet som insats, bygga egna snurror som ger stöd och underlag för att motivera och bevisa hur en insats påverkar verksamheten. Om inte annat kan det vara bra för dig själv att vara väl förberedd inför ett möte med en skeptisk och stressad driftschef. Det räcker liksom inte med att säga att ”det här kommer att leda till att personalen mår bra och personal som mår bra levererar” – många gånger behöver man också visa hur det hänger ihop med resultatet. Att ställa kostnaden för insatsen mot ökad intäkt alternativt visa hur resultatet påverkas av att man inte tar kostnaden. Och visst kan man använda miniräknare för den typen av uträkningar men med excelsnurror kan man laborera och leka med siffror. Enligt mig något som alla vi HR-personer behöver bli bättre på – att leka med siffror.

Om man nu inte är så road av att leka med siffror eller om excel känns som ett oöverstigligt berg eller om man som min förra chef har excel-allergi är min tydliga rekommendation att bli bästis med en controller. De är oftast alldeles förälskade i excel och det är inte helt ovanligt att man möts av tindrade ögon om man ber om hjälp att skapa ett underlag. Då brukar man få macron, formler och pivottabeller i rasande fart tillbaka. Plus en ingående tolkning av hur nyckeltalsrapporten ser ut, varför det är viktigt att periodisera och hur det kommer sig att försäljningen just den här månaden inte kan jämföras med förra årets försäljning samma period eftersom påskveckan låg annorlunda och således påverkar prognosen. Och allt med ett engagemang och inlevelse som gör det oundvikligt att dras med. För hur det än är med ekonomiintresset är det svårt att undvika att bli engagerad själv när man möter någon som brinner för det den gör. Och en controller brukar allt som oftast brinna för att leka med både excel och siffror.

Fast nu var det ju inte controllern som var det viktiga utan den tredje bra-att-ha-insikten i mitt förra inlägg – lär dig excel. Och du behöver inte bli nån kung – den tronen finns det andra som är bättre lämpade för. Men lär dig behärska verktyget. Eller lär dig i alla fall att uppskatta excel och ta hjälp av nån som är kung. Jag lovar – nästa gång du ska sälja in en idé och snabbt som ögat kan laborera med siffrorna får du garanterat både respekt och mandat. Och vem vill inte ha det.

Share with your friends










Submit
Åsa Bylund

Dedikerad, varm, kreativ och full av mod kastar jag mig in i alla typer av HR-relaterade arbetsuppgifter. Brinner för kompetensutveckling i allmänhet och ledarutveckling i synnerhet. Trivs bäst i en miljö där alla värderas lika, oavsett bakgrund, hierarkisk nivå eller kön. Tänker att man kommer väldigt långt om man är artig, omger sig av kompetenta människor och jobbar hårt. Och. Jag älskar skidåkning.

2 Responses to “Lär dig excel”

  1. Cecso skriver:

    Läste inlägget precis efter en sittning med en närstående controller. Planerar förändringar i förmånspaketet och behöver illustrera med siffror. Har själv en lindrig variant av excelallergi och har en controller som bästa vän, alltså på rätt spår :-).

  2. Kentberg skriver:

    Excel är ett strålande verktyg för att göra kalkyler, men man ska hålla ett gammalt, slitet men helt korrekt uttryck i tanke: ”excel never makes better plans – just bigger”. Jag anser att just frånvaro av mätbara effekter är en av de viktigaste anledningarna varför HR inte har den ställning som man borde ha i många ledningsgrupper. Ingenjörer och tekniker lever efter talesättet ”det som kan mätas kan också kontrolleras”. Så det gäller att mäta och beräkna relevanta indikatorer, annars blir det lätt meningslösa analyser. Jag arbetar ofta med en metod med det generiska namnet EFFEKT, som hjälper HR och ledningsgrupper att bestämma meningsfulla indikatorer, som med lätthet kan dokumenteras i excel.

Kommentera

Missa inga lediga jobb inom HR & Personal!

Great Place to Work - Sveriges bästa arbetsplatser